Estas konsiderindaj variabloj kiam vi faras vian elekton. Ĉi tiuj inkluzivas la celon de via evento, la buĝeton, kiun vi laboras, vian kialon por kontrakti ekstere, kaj la disponeblaj kandidatoj por la laboro, kaj feliĉe ekzistas kelkaj bonegaj rimedoj, kiujn kompanioj povas uzi por elekti la plej bonan eventoplaniston aŭ produktanton al Helpi krei ilian kompanian eventon.
Uzu la jenan gvidilon por helpi vin determini ĉu vi bezonas eventoron por via sekva kompanio, kaj se vi faros, kiel elekti la plej bonan kandidaton por la laboro.
Determini vian Eventon Objektiva kaj Bezonata por Eventon-Planisto
Plej multaj homoj opinias, ke kompromiso de ekstera eventprezentanto aŭ helpanto komenciĝas per determinado de la buĝeto de la evento , sed la vero estas, ke pli gravas komenci difinante kial vi volas okazigi eventon en la unua loko. Antaŭ ol vi atingos eksterajn aŭ internajn rimedojn, kiuj helpos vin plani tiun eventon, vi deziras esti en pozicio dividi la gravajn celojn de la evento. Respondu viajn gravajn demandojn pri kiu, kio, kie, kiam, kial kaj kiel-estos multe da tempo por fari ĝustigojn poste.
Unufoje vi difinis viajn celojn, kelkaj klaraj ideoj komenciĝos pri kio temo kaj mesaĝo vi volas transdoni en via evento, sed plej grave, vi volas determini, kiajn agadojn kaj servojn vi bezonas la ekstran rimedon por manipuli por via nomo.
Vi volas determini, kion buĝeto vi havas por planisto kaj se ili helpos elekti la lokon, konstrui la menuojn kaj fari rekomendojn pri manĝaĵoj kaj trinkaĵoj, fonto-parolantoj kaj entretenimiento, restu sur la retejo por la taga produktado, kaj / aŭ helpi krei la gravajn komunikadajn dokumentojn kiel invitojn kaj gastigitajn listojn.
Se vi planas vian eventon sole kaj ankoraŭ havas iun el ĉi tiuj bezonoj neŝatitaj, ŝancoj vi volas dungi eventan planiston por administri ĉi tiujn taskojn kaj respondecojn.
Uzu Lokajn Fontojn por Trovi Kalkifitan Eventon-Planilon
Ofte, homoj opinias, ke buŝo estas la plej bona maniero por kontrakti eventon-planiston por sia datreveno, matenmanĝa kunveno, semajnfino, aŭ alia tipo de evento, kaj kvankam ĝi certe helpas, ĉi tio verŝajne ne estas la plej efika aliro.
Se vi provas trovi la plej bonan eventoplaniston por via afero, plej bone esplori iun spertan kaj tenas fortan reputacion ene de la komunumo de eventaj planistoj. Voĉa buŝo provizas ŝancon por facilaj vendoj por planisto, kiu volas trovi novajn klientojn, sed interparola reputacio estas tre efika.
Sendepende, ĉu ĝi estas socia evento aŭ korporacia renkontiĝo, ĝenerale parolante, la reguloj de kontraktado de eventprogramo aŭ helpanto restas samaj: vi volas kontrakti iun, kiu havas kompetentecon krei vian tipon de evento.
Konsideru ĉapitrojn de profesiaj membrecaj grupoj aŭ kontrolu kun la nacia aŭ loka ĉapitro de Internacia Profesia Renkontiĝo, la Internacia Speciala Eventa Socio, la Nacia Asocio de Catering-Ekzekutivoj.
Ankaŭ estas grave trovi por kiu eldonas artikolojn en sia industrio.
Se vi volas scii, kiu havas reputacion pri liverado de servoj aŭ sperto en aparta merkato, kontrolu kun la loka konvencio kaj vizitantoj, kiel multaj eventaj planistoj estas aktivaj membroj, kaj ili ankaŭ subtenas interrilatojn kun lokaj ĉambroj de komerco; Alia vojo al fontaj spertuloj estas atingi la fakon de vendo de konvencioj de la hotelo - ili dividos kun vi, kiun ili fidas.
Intervjuoj kaj Diskutanta Eventon Necesas Kun Aplikantoj
Plej multaj eventaj planistoj volos aŭdi pri via specifa evento, sed provizos al ili mallongajn detalojn, kaj fokusos iom pli pri sia sperto en la komenca ĉirkaŭvojo de intervjuoj, dum kiu vi devus redukti la nombron de kandidatoj al la tri plej fortaj demandantoj.
Vi devas tiam peti al ĉiu eventuala planisto aŭ al sia firmao dividi informojn pri sia komerco, sperto kun pasintaj eventoj kaj kiel ili planas por kontingentoj, zorgeme atentante la formon de la respondo de la demandanto kaj iuj sekvaj demandoj, kiujn li aŭ ŝi povus havi por via kompanio, la evento, aŭ ĝiaj celoj.
Bonaj planistoj marŝos vin per diskuto por lerni pri la ĝeneralaj celoj de la evento, timeline, buĝeto, gasto-kalkulo kaj personaj preferoj. Bonaj planistoj demandos al vi demandojn pri via organizo kaj lernos pri viaj celoj kaj via aparta evento - serĉu ĉi tiujn signojn kiam intervjuos trovi kandidatojn, kiuj elstaras el la resto.
Kvankam ĝi ne ĉiam eblas renkonti iun en persono dum la unua raŭndo de intervjuoj, precipe se via programo estas ekster urbo, tio povas esti kritika paŝo elekti la ĝustan planiston aŭ produktanton por via evento kaj kompanio.
Face-al-vizaĝaj kunvenoj donas informon preter la kompetenteco aŭ sperto de planisto en sia rilato kun la teamo en via kompanio, kiu helpos krei ĉi tiun eventon - vi volas elekti kandidaton, kiu ne nur havas bonegan registradon por Produktanta superkvalitajn eventojn, Sed ankaŭ unu kiu akompanas kun via teamo.
Mallarĝaj Subaj Ebloj kaj Faranta Selektadon
Ne sufiĉas iri sur via kruta instinkto, la konsiloj de viaj amikoj aŭ eĉ kolegoj kaj kunlaborantoj, aŭ la kunservo solece - ĉi tio estas via evento, kaj via nomo kaj via reputacio asocios al ĝi - vi estos bezonas kontroli la referencojn de viaj kandidatoj. Nepre petu nomojn de klientoj, kiujn la kandidatoj laboris kun antaŭe, sed ankaŭ enmeti en la historion de ĉiu planisto por trovi eventojn, kiujn li aŭ ŝi eble ne menciis - vi eble ekscios, ke li aŭ ŝi batis kelkajn eventojn kun aparta kliento, kiu ne faris Ne faru sian rekomencon.
Unufoje vi kontrolis, ke kandidato bonvenigas vian kompanion, pruvas kompetentecon en la kampo kaj havas sufiĉe bonan komprenon pri la evento, kiun vi volas produkti kun li aŭ ŝi, estas tempo por mallarĝigi vian elekton al unu kaj aŭskulti. Liaj ideoj pri la evento. Surbaze de viaj celoj kaj ideoj, bona eventista planisto prezentos vin kun plano, kiu helpos atingi vian temon-se ĝi estas privata vespero kaj vespermanĝo por intima grupo de homoj, la planisto devas veni al vi kun ideoj, kiuj inkluzivas multajn La detaloj por via programo.
Ĉe ĉi tiu punkto, la event-planisto prezentu al vi ideojn, kiuj faros vin senti, kiel ili prenis vian buĝeton kaj duobligis ĝian valoron. Ĝi devus esti evidenta en la maniero, kiam ili turnas sian vizion por via evento.
Komparante Vian Buĝeton al la Event-Planisto
Surbaze de viaj eventaj objektivoj, ĝi eblas krei ĝeneralan senton de kiom ĝi kostos por diversaj elementoj de via programo, kiu varios laŭ la tipo de evento, kiun vi gastigas kaj kio inkluzivas. Multaj homoj, kiuj organizas eventon por la unua fojo, inklinas fali en la kaptilon de volo plani ĉampanan eventon sur biero-buĝeto, kaj tial multaj homoj turnos sin al sia eventprogramo por helpo.
Ideala kandidato prenos tiun buĝeton, kiun vi prezentos ilin kaj turnos ĝin en ion magian, sed tiuj ideoj venos al prezo, kaj gravas por vi demandi al la planisto diskonigi ĉiujn liajn kostojn kaj eblajn fontojn pri kiel ĉi tiuj kotizoj estos kovritaj kaj korpigitaj en la ĝeneralajn buĝetojn- eventprogramajn kotizojn varios de planisto ĝis planisto aŭ evento kompanio al evento kompanio.
Dependante de la naturo de via evento, oni petos vin provizi kuŝejojn, dokumentojn kaj kontraktojn al la eventprogramo kaj al la eventaj lokoj kaj servoj kiujn ili proponas. Ĝi estas tute akceptebla maniero por pritrakti komercojn, sed la plej bonaj konsiloj ĉe ĉi tiu punkto estas serĉi profesiajn konsilojn kaj neniam subskribi kontrakton, kiu ne estis revizita de via propra jura konsilo, precipe kiam oni traktas privatajn homojn, kiuj eble ne havas la samaj rimedoj de granda firmao.
Restu Kun Via Planisto kaj Preparu al Fajro kaj Rehono
Plej multaj malbonaj rakontoj, kiuj okazas rilate al eventoplanado, estas kutime rezulto de manko de sekvado. Eventa planado postulas la efikan kunordigon de loĝistiko kaj postulante ĉi tion al tria festo povas rezigni se la eventprogramo, kiun vi dungis, ne plene respondecas al la celoj kaj celoj de via kompanio por la evento.
Tial vi, kiel kontraktanta administranto, devus labori mallarĝe kun la planisto aŭ produktanto por certigi, ke ĉiu elemento de la produktado senĉesigas, ke certaj lokoj kaj provizantoj pretas por la evento por certigi pagojn al ĉiu vendisto antaŭ kaj post. Ne estas diri, ke multaj eventaj planistoj ne liveras siajn promesitajn servojn; ? i simple signifas vin devus certigi ke logistiko estis konfirmita.
Se ĉio iras laŭ planita, vi havos sukcesan eventon kaj bonegan eventoplankonstruon por la estonteco, sed se la planprocezo ne kuras senpage por la servoj konsentite skribe, tiam gravas revizii ĉu la projekto estas bona taŭga kun la planisto.
Dum estas racia esti pacienca kaj laboras tra loĝistiko kaj iuj eblaj miskomprenoj laŭ la vojo, se vi ne ricevas la servojn, kiujn vi deziras, tiam vi devus esti preta por havi iujn seriozajn diskutojn. Se vi devas, pretas fajri malbonan planiston kaj havi rezervan eblon ĉiam.