Paŝoj por Trovi la Perfekta Eventa Loko
Konsiderante, ke vi jam identigis la tipon de evento, kiun vi planas kaj ĝia celo, ekzistas multaj aliaj faktoroj, kiel vi komencas la procezon elekti la lokon mem.
La sekvanta ĉi tiu vojo-mapo helpos gvidi vin per paŝoj elektante la perfektan eventan spacon.
Identigu vian celan aŭdiencon kaj konu vian gastan liston
Kiam oni planas eventon, unu el la plej gravaj informoj, kiujn vi devas scii, estas kiu estos viaj gastoj kaj kiom vi atendas ĉeesti. Dum la tipo de evento certe informos la elektitan lokon, unu el la plej gravaj limigaj faktoroj por eventa spaco estas ĝia kapablo. Certigu, ke vi scias almenaŭ precizan takson (ĝi povas esti gamo) de la nombro de gastoj, ĉar ĉi tuj tuj limigos viajn lokajn eblojn. Vi ankaŭ devus konsideri vian aŭdiencon. Certiĝu, ke la ejo reflektas ne nur la eventon mem, sed la gustojn kaj atendojn de la gastoj.
Identigi Eventaj Datoj
Kontrolu vian kalendaron ĉar tempon influos multajn decidojn, inkluzive de via elekto. Post via gastiga listo, la dato de via evento estos la sekva limiga faktoro.
Dependante de la tipo de evento, kiun vi planas, vi eble trovos fleksebla kun via dato de evento por akiri la lokon, kiun vi volas aŭ vi devas esti fleksebla kun via elekto por ricevi la daton, kiun vi volas. Vi devas komenci lokan planadon scii, kie vi aŭ la kliento estas flekseblaj.
Jen kelkaj demandoj por konsideri:
- Kiam viaj gastoj plej verŝajne povas ĉeesti laŭ iliaj horaroj?
- Kiuj lokoj havas taŭgan kaj haveblan spacon por tiuj tempoj?
- Kiam estas la plej bona tempo por via administra teamo teni la eventon?
Kalkuli vian buĝeton
Kun finita buĝeto, ĉiu povas plani grandan eventon kaj havi senfinan selektadon de elektoj de ejo. Sed pli probable, viaj financaj rimedoj estas limigitaj kaj vi devas esti konsciaj de la komenco de viaj financaj limigoj - eĉ se via evento-buĝeto estas simpla takso aŭ rango. Eventista planisto ĉiam povas plani grandan eventon ene de racia buĝeto.
- Ĉu la lokoj ene de viaj buĝetaj parametroj por spacaj, teknikaj kaj provizantaj enspezoj?
- Ĉu vi negocis favorajn impostojn por servoj kaj pruvis la valoron de via rolo?
- Ĉu vi ebligis flekseblecon en via buĝeto en la okazo ke la linio-elspezoj elspezas la planon?
Distanci Malsamajn Lokojn
Iam la gastigaj nombroj kaj eventualaj datoj estas mallarĝigitaj, gravas identigi la lokojn, kie la evento povus esti tenita. Hoteloj kaj eventaj aŭ konferencaj centroj estas kelkaj el la plej popularaj eventaj spacoj por kompania eventoj kaj geedziĝaj ricevoj, sed ili ne estas la solaj elektoj.
Ĉi tiu estas tempo por esti kreema en via pensado. Konsideru la jenon:
- Surbaze de la temo de via renkontiĝo, kiaj tri plej bonaj lokoj konsideras?
- Kie viaj gastoj preferas ĉeesti ĉi tiun renkontiĝon?
- Kio plej konvena por viaj gastoj?
- Krom hotelo, kiaj neatenditaj lokoj povus pliigi la RSVP-indico?
Trovu la Ĝeneralan Tipo de Eventa Spaco
La loko, kiun vi elektas, devas havi taŭgan spacon por la tipo de evento, kiun vi planas. Ĉu via evento postulos dancon? Ĉu vi bezonos PA-sistemon? Kio pri la podio de la parolanto aŭ la projekta ekrano? Kio speco de tablo instaliĝas vi bezonas? Krom konsiderante ĉi tiajn demandojn, jen kelkaj el la ĉefaj lokaj plan-demandoj demandi vin mem:
- Ĉu la eventa ejo renkontas la specialajn kriteriojn de via programo aŭ evento?
- Ĉu la loko povas akomodi vian produktadon, entretenadon, A / V, sonon kaj aliajn teknikajn bezonojn?
- Ĉu la kondiĉo de la facileco reflektas la altajn normojn de via organizo?
Konsideri Venuejojn kaj Restriktojn
Krom trovi la ĝustan tipon de eventa spaco, vi volas serĉi la tipojn de aliaj servoj proponitaj de la ejo kaj decidi ilian valoron al via evento. Iuj lokoj ankaŭ havos preferatan liston de vendistoj, de kiuj vi devas labori por trovi vendistojn aŭ provizantojn por aliaj servoj. Aliaj lokoj havas limigojn sur dekoracio aŭ aliajn aspektojn en la evento mem. Iuj demandoj por demandi inkluzivas:
- Ĉu ĉi tiu ejo proponas bonajn parkajn elektojn aŭ servistojn?
- Ĉu ĉi tiu ejo ofertas sekurecon?
- Ĉu ĉi tiu ejo proponas pliajn servojn kiel gastigado, floraj aranĝoj, lino kaj tablo, ktp.
- Ĉu ĉi tiu ejo havas instalinstrukciojn kaj purigas ŝipanaron?
- Ĉu ĉi tiu ejo restriktas, kion aliaj vendistoj vi laboras?
- Ĉu ĉi tiu ejo havas manĝaĵojn kaj trinkajn minimumojn?
Konsideri Venue Reputation
La reputacio de servo de ejo estas kritika. Ĉi tio ofte estas la diferenco inter teni bonan eventon kaj produkti grandan eventon. La vojo, kiu administras siajn instalaĵojn, personojn kaj klientojn ĉiam estos memorita. Por senti la reputacion valoro de la ejo, konsideru ĉi tiujn demandojn:
- Kio estas la tenureco de la konferenca administranto, gastiganto, aŭ plenuma koforo?
- Ĉu la administrado traktos vin kiel VIP-klienton aŭ kiel unu el pluraj programoj?
- Kiom da fleksebleco estas la loko preta etendiĝi al vi?
- Ĉu ili havas atestojn aŭ recenzoj haveblan?
- Ĉu la ejo ofertas fotojn de eventoj simila al via?
Agordu Venuejon Viziti
Krom se la loĝistiko kaj la tempo tute neebligas ĝin, ĉiu eventoplanisto devus realigi inspektadon de retejo antaŭ kontrakto de iu ajn loko. Bildoj povas esti ekstreme helpema, sed ekzistas multaj aspektoj, kiuj nur povas esti taksataj en persono. Petu viziton de la ejo, inkluzivanta ĉion de la parkado al la enirejo kaj la eventa spaco al la banĉambroj. Vi ĝojos, ke vi faris!
Korpigi Klientajn Agordojn
Je la fino de la tago, eventaj planistoj devas prezenti siajn lokajn rekomendojn al sia kliento (ĉu tio estas interna kliento kiel firmaaj administrantoj aŭ administrado aŭ ekstera kliento) kaj akiri aprobojn. La sola demando, por demandi vin al la kliento dum la fazo de planado de lokoj, ĉu la kliento aprobos mian rekomendon (j)? Por povi respondi tiun demandon per certa konfido, vi devas certigi, ke vi komprenas la atendojn kaj preferojn de la kliento de la komenco.