Pro ĉio tio, kunvenantaj planistoj bezonas firman komprenon pri catering-numeroj por certigi manĝaĵon kaj eviti punojn. Listita sube estas la elstaraj ciferoj kaj terminoj por konatiĝi.
Takso Grafo
Ĝi estas la nombro da gastoj, kiujn vi komence konstruas viajn eventajn projekciojn ĉirkaŭe. Ne estas vera obligacio kun la kalkulata kalkulo, ĉar ĝi estas pli da "laborista nombro" uzita por taksi kostojn kaj personajn bezonojn.
Atendata Grafo
La atendata kalkulo estas prezentita du aŭ tri semajnojn antaŭ evento. Ĝi reprezentas pli precizan kalkulon de atenditaj gastoj, kaj ĝi estas ligita al la fina kalkulo. Ĉiu administra operacio havas siajn proprajn politikojn por atendataj grafoj, sed ĝenerale parolante, ĝi devas ne devii pli ol 15% de la fina kalkulo.
Fina Grafo / Garantita Grafo
Ĝi estas la nombro da gastaj manĝoj, kiujn vi pagos, kaj ĝi ankaŭ reprezentas la nombron da lokokompletoj, kiun la gastiganta teamo starigos ene de la ĉambro.
Ajna ŝanĝo farita al ĉi tiu nombro post la venonta dato povas okazi penalojn aŭ malfruajn kotizojn. Tiel, gravas, ke la planisto starigis RSVP-daton, kiu falas antaŭ la limdato.
Drop-procento
Estas du anguloj por faligi procentojn. La unua estas kalkulita per provizado por vidi kiom da via fina grafo falis de via atendata kalkulo.
Se la procento estas tro granda (pli ol 20%), tiam popola kotizo povas esti elsendita por kovri enspezojn rilatigitaj al dungado kaj provizado. Planistoj uzas gutajn procentojn por taksi kiom "ne-spektakloj" atendu. 2% gutima imposto estas ĉirkaŭ mezumo por pagoj aŭ biletoj. Tiu mezumo povas grimpi super 5% por eventoj, kiuj estas senpagaj. Kiel vi povas imagi, la asistantoj estas pli verŝajne montri kiam ili havas monon investitan en evento.
Meal Kartoj
Iuj planistoj proponas pli ol unu entree ĉe formalaj manĝoj, kaj ĉi tio kreas alian ŝtonan postulon. Hoteloj kaj bankedaj centroj ne volas esti batitaj, konjektante kiom da gastoj elektos bisteton aŭ kokidon, do ĝi konsistas al la planistoj akiri precizajn kalkulojn de ĉiu elekto tra ilia RSVP-sistemo. En la tago de la evento, ĉiu asistanto devas ricevi koloritan manĝkarton, kiun ili povas meti sur la tablon, do serviloj aŭtomate scias, kiun plado ili ordonis.
Trinkaj Biletoj
Eventaj planistoj povas uzi trinkaĵojn por kontroli la kostojn de kurado de malferma trinkejo. Ĝi estas plenumita donante al ĉiu gasto unu aŭ du trinkaŭtojn ĉe registrado. La bartisto akceptos la biletojn kontraŭ trinkaĵo, kaj gastoj, kiuj elektas por trinki pli ol la bileton, povas pagi monon. Unu afero por rimarki pri trinkaj biletoj estas, ke la ejo ŝarĝos al vi la plej altan prezon trinki per bileto.
Tial, ĝi havas sencon uzi ĉi tiun sistemon per biero kaj vino aŭ domo-baron, ĉar la elektoj estos pli pretaj.
Labori Kun la Sistemo
Finfine ĝi estas ĝis la eventprogramo por provizi precizajn kalkulojn al la gastigado. Tiuj planistoj, kiuj ignoras la politikojn kaj limtempojn elsenditaj de ilia provizanto, povas fini pagante pli ol ili devus en la formo de punoj kaj aliaj kotizoj. La plej bona maniero por eviti ĉi tion estas legi tra la gastigaj politikoj antaŭ ol plani la eventon. Sekvi ĉi tiun simplan regulon helpos vin elekti la plej taŭgajn datojn kaj kostojn por transiri al la gastoj.