Kiel krei dokumentan administradon por malgrandaj entreprenoj
Por multaj entreprenoj, la fokuso de dokumenta administrado estas sur la organizo kaj stokado de dokumentoj. Ili volas povi stoki dokumentojn en maniero organizita kaj sekura, kiu ankoraŭ permesas facile trovi dokumentojn.
Ĉi tiu artikolo montros al vi kiel krei dokumentan administradon, kiu faras ĝuste tion.
Se vi tajpas "dokumentadministradon" en ajnan serĉilon, vi ricevos longajn listojn de dokumentaj administradoj "multaj", kiuj havas programojn aŭ programojn, kiuj reklamas la avantaĝojn de havi senpagan oficejon .
Dokumenta administrado-programaro aŭ programoj, tamen, estas desegnitaj por plibonigi vian komercan uzadon de elektronikaj dosieroj . La problemo estas, ke multaj malgrandaj entreprenoj devas trakti miksaĵojn de antikvaj datumoj sur papero kaj elektronikaj dosieroj - kaj en iuj kazoj la proporcio de papero-datumoj estas multe pli granda.
Solvaĵo al la problemo de miksita datuma medio estus uzi sistemon de dokumentado por konverti ĉiujn dokumentojn de via komerco al elektronika formo. Sed ĉi tio estas tro multekosta kaj konsumanta por multaj malgrandaj entreprenoj.
La bona sciigo estas, ke vi povas meti la fundamentojn de dokumento-administra sistemo en loko sen aĉeti iun specialan programaron aŭ irante per pogranda dokumento-bildado.
La sistemo ne devas esti kompleksa; Vi nur devas investi tempon plani kaj efektivigi ĝin.
Kiel krei dokumentan sistemon
Agordi dosieran sistemon enhavas tri paŝojn;
- kreante dokumentan administradon,
- implementante la plano pri administrado de dokumentoj,
- kaj sekvi tra.
La unua paŝo, kreante la planon, implikas respondi ĉi tiujn kvar demandojn:
Kio estas la reguloj por krei dokumentojn?
Fakturoj , pago de memorigaj leteroj, vendaj broŝuroj, retpoŝto, ekvilibroj , folioj, raportoj - Ĉiuj entreprenoj kreas diversajn dokumentojn en la kurso de fari kaj konservado de komerco. Kaj por konservi aferojn organizitajn, ĉiuj entreprenoj devas establi regulojn por krei dokumentojn.
Ekzemple, ĉu estas en-domaj ŝablonoj por iuj el viaj normaj komercaj dokumentoj, kiel leteroj kaj fakturoj, kaj kie ili estas lokitaj?
Ĉu ekzistas interna stilo gvidilo, kiu devas esti sekvata?
Ĉu novaj dokumentoj estu datitaj kaj / aŭ stampitaj?
Kio procedoj devas esti sekvataj por dividi aŭ revizii dokumentojn?
Por kelkaj malgrandaj entreprenoj, la sola punkto pri dokumentado kreas, kio estas, kie troviĝas la ŝablonoj por diversaj komercaj dokumentoj kaj kiel uzi ilin. Sed se la kreo de dokumentoj en via komerco implicas malsamajn homojn, kiuj kunlaboras, revizias aŭ ĝisdatigas dokumentojn, vi devos pasigi iom da tempo decidante kiel ĉi tiuj aferoj estu faritaj por certigi efikecon kaj konsekvencon.
Kiel ni stokos dokumentojn?
Fakte du aspektoj al ĉi tiu demando.
La unua implikas la fizikajn aspektojn de stokado. Eĉ se via malgranda komercaĵo provizas dokumentojn en dokumentado de kabinetoj, ekzistas kostoj asociitaj al stokado; ne nur la kosto de la prezidaj kabinetoj mem, sed la kosto de tempo, kiam vi kaj / aŭ viaj dungitoj dokumentas dokumentojn aŭ iros por rekuperi ilin. Fakte, la plej granda kosto asociita kun stokado, por plej malgrandaj entreprenoj, verŝajne estas la kosto de la tempo perdita kiam homoj serĉas dokumentojn.
La dua aspekto de konservado de dokumentoj estas organiza; Kiel dokumentos esti registrita? La ŝlosilo por dokumenti dokumentojn estas sekvi bonajn administradajn praktikojn.
Vi ankaŭ bezonas scii kiel vi enarkivigos dokumentojn. Kiel vi pritraktos dosierojn, kiuj estas sen dato aŭ nur pretaj moviĝi al la malantaŭa brulvundo en via dokumento-administra sistemo?
Proksime de la komenco de ĉiu jaro, ekzemple, mi trapasas la diversajn labor-dosierojn en mia komputilo, malplenigante tiujn, kiuj ne plu estas nunaj, kaj kreas novajn dosierujojn etikeditajn laŭ jaro kaj / aŭ subjektoj, movante dosierojn laŭeze.
Lin sama povas esti farita per papero-dosieroj; Ne malfacilas forigi malnovajn dokumentojn de dosierujo kaj etikedo kaj krei novan kun "Malnova" en la titolo. Iuj programoj ofertas aŭtomatan arkivajn eblojn. Microsoft Outlook, ekzemple, permesas al vi enarkivigi malnovan retpoŝton.
Kiel oni povas simpligi retrovi dokumentojn?
Ĉi tiu demando estas la koro de via administra sistemo. En enketo realigita fare de Leger Marketing por Xerox Kanado, kanadaj SMB- posedantoj kaj administrantoj averaĝe diris, ke ĝi kostis $ 2,152 jare por administri kaj stoki dokumentojn kaj ĉirkaŭ unu horo tage por serĉi ĉi tiujn dokumentojn (globeandmail.com).
Denove, bonaj dokumentaj praktikoj povas iri longan vojon al solvado de la problemo. Foliumi la datumajn artikolojn pri ĉi tiu retejo ricevos vin. Se vi faras aferojn kiel konstante sekvas striktajn nomadajn konvenciojn , ekzemple, dokumentoj multe pli facile trovos.
Kaj ĉu vi estas sola proprietulo, kiu laboras sole aŭ komercan posedanton kun dungitoj , mi rekomendas krei dosierujon de dosieroj, kiu memorigos uzantojn, kie apartaj tipoj de dosieroj iras, kaj kie trovi apartajn dokumentojn. Se via komerco estas kiel plejparte, memoru inkluzivi ĉu la dosiero estos sur via komputila sistemo, interna servilo, en la nubo , aŭ se en papero formiĝas en fizika loko kiel ekzemple filmeto. Ekzemple, supozu, ke vi uzas bildojn, filmetojn aŭ eĉ paperojn en mia komerco. Eniro en via dosierujo de dosieroj eble estu:
Cifereca bildoj / video: komputilo (aŭ servilo) - disko E: / fotoj - dosiero en la taŭga subjekto dosierujo
Papero-fotoj: prezidanta kabineto 3 - Fotoj - Alfa sub temo
Shared network aŭ nubo-diskoj devas esti etikeditaj laŭ enhavoj, kiel oni devus prezenti kabinetojn.
Kiel ni povas certigi / konservi niajn dokumentojn?
La unua linio de defendo por dokumenta sekureco fizike certigas la komercajn lokojn . Ĉiuj entreprenoj bezonas sekurecajn sistemojn, ekzemple sistemojn de alarmo, instalitaj - eĉ hejme-bazitajn entreprenojn .
Komercoj eble ankaŭ bezonas aŭ volas investi en aliaj sekurecaj aparatoj, kiel fenestretoj / kradoj, sekurecaj fotiloj kaj / aŭ patroloj. Vi povas pasigi la tutan tempon, kiun vi volas krei pasvortojn kaj ĉifri dosierojn en provo por protekti viajn elektronikajn dosierojn, sed ĝi ne gravas multe, se iu povas simple vagi kaj ŝteli vian komputilon kaj akompani malmola disko.
Ĉiuj fendaj kabinetoj devas esti ŝlositaj kaj tenataj ŝlositaj post komercaj horoj (kaj ŝlositaj dum tagmezo, se neniu fidinda tuj estos proksima).
Ĝeneralaj sekurecaj proceduroj por elektronikaj dokumentoj okupas kontinuajn dokumentojn regule kaj konservas dokumentajn rezervojn ie al la sama malmola disko, kie troviĝas la originalaj dokumentoj. Ekster ejo estas plej bone gardi kontraŭ via komerca datumo forigita de naturaj katastrofoj - tamen alia kialo, kial la nubo estas ideala por komerco .
Malgrandaj entreprenoj kun kolegoj aŭ dungitoj, kiuj dividas la saman komputilon, ankaŭ volas restrikti iujn uzantojn por ke ili nur uzu aŭ vidi iujn rimedojn de la reto. Ekzemple, vi eble havas reton aŭ nubo-dividan dosierujon nomatan "Kontado" kiu havas aliron restriktitan al administrado nur Eĉ se uzanto rajtas aliri rimedon, kiel ekzemple aplikaĵo, apartaj dokumentoj povas esti protektataj pasvortoj. Enhavo de dokumentoj ankaŭ povas esti ĉifrita, por ke ili estu alireblaj nur por tiuj, kiuj havas la bezonatan kodita ŝlosilo.
Ŝtelisto estas alia minaco por datuma sekureco. Malgrandaj komercoj kun dungitoj devus fari la fakton kontrolanta kaj ricevi fonoĉekojn pri dungitoj pri politika afero.
Efektiviganta vian Dokumentan Administran Sistemon
Unufoje vi kreis vian planon pri administrado de dokumentoj, respondante la demandojn supre, vi pretas efektivigi ĝin, certigante, ke ĉiuj viaj membroj scias la detalojn de la sistemo de administrado de dokumentoj de via komerco kaj sekvas taŭgajn procedurojn kiam ili kreas, konservas kaj ricevas dokumentojn.
Vi ankaŭ devas certiĝi, ke ĉiuj, kiuj aliras kaj uzas dokumentojn ene de via organizo, sekvas, farante aferojn kiel enoficigi kaj stoki dokumentojn taŭge. Punktu kontrolon regule por provi ĉu apartaj dosieroj facile troveblas kaj por gardi kontraŭ misfilado.
Vi povas agordi dokumentan sistemon-sistemon dum unu tago, sed efektivigi ĝin laŭlonge de tempo estos la ŝlosilo por ĝia sukceso. La rekompencoj estas grandegaj - povante trovi, kion vi volas trovi, kiam vi deziras ĝin kaj pacon.