Dosiera Konsilantaj Konsiletoj por Diferaj Dosieroj
Krom stoki dokumentojn loke sur labortabloj, tekkomputiloj aŭ moveblaj aparatoj pli kaj pli da entreprenoj uzas la nubo por bazaj komercaj aplikoj kaj dosieraj stokado. (Vidu Kial Cloud Computing Estas Ideala por Malgrandaj Komercoj kaj 5 Malavantaĝoj de Nombra Komputado. )
Pliaj komplikaĵoj pri la demokratia problemo estas la bezono de multaj entreprenoj dividi dokumentojn inter dungitoj .
Ene de oficejo ĉi tio estas kutime plenumita per uzado de dosiela servilo aŭ reto kuna stokada aparato (NAS). Se ĝi dividas la aliron móvil, la dokumentoj povas esti stokitaj en la nubo kaj dividitaj per asignado de aliroj. La rezulto de ĉio ĉi tio povas esti dosta administra koŝmaro kun iuj dokumentoj de persono stokitaj en la nubo kaj kelkaj loke, kaj eĉ individuaj dokumentoj stokitaj nur en unu loko aŭ la alia.
Organizo estas la Ŝlosilo al Elektronika Dosiera Administrado
Kie ajn la dokumentoj estas konservitaj, gravas teni ilin organizitajn kaj ĝisdatigitaj. La celo de elektronika dosierujo estas certigi, ke vi povas trovi tion, kion vi serĉas, eĉ se vi serĉas ĝin jarojn post sia kreo.
Plej multaj komercaj homoj unufoje aŭ alia estis en la hontinda pozicio havi klienton- alvokon kaj ne kapablas rapide trovi la gravan fakturon aŭ aliajn gravajn klientajn dokumentojn.
Egala ĝena kroĉas ĉirkaŭ la fino de jaro provante trovi dokumentojn apartenantaj al kontentaj kompanioj por la kontinento aŭ eĉ pli malbona, la impostisto .
Kompetenta organizo de ciferecaj dokumentoj estas precipe kritika en dividita medio - se unu el viaj dungitoj forestas (tempoze aŭ konstante!) Vi devus facile trovi lokajn dokumentojn kreitajn aŭ administritajn de tiu persono.
(Notu, ke eblaj problemoj pri perdo de datumoj kun malkontentuloj, foriroj de dungitoj estas unu pli da kialo por protekti viajn komercajn datumojn. Vidu 6 Reguloj pri Komercaj Datumoj pri Protekto ).
Ĉi tiuj dosieregaj konsiletoj helpos vin konservi viajn dosierojn alireblaj:
1. Uzu la dosierujajn dosierujojn por programaj dosieroj.
Uzu la defaŭltajn dosierojn kiam vi instigas programajn programojn. Sub Vindozo, per konvenciaj programprogramoj loĝas sub la dosierujo (Drive Letter:) -> Programaj dosieroj. Instali aplikojn aliloke estas konfuza kaj nenecesa.
2. Unu loko por ĉiuj dokumentoj.
Metu ĉiujn dokumentojn sub sola dosierujo "radiko". Por ununura uzanto en Windows-medio la loko defaŭlta estas la dosierujo de miaj dokumentoj.
En dosiero-interŝanĝado provas fari la saman. Krei solan dosierujon (ekzemple "Shared Documents") kaj stoki ĉiujn dokumentojn en subdosierujoj ene de la dosierujo de radiko. Havi solan lokon por ĉiuj elektronikaj dokumentoj faciligas trovi aferojn kaj kuri rezervojn kaj arkivojn.
3. Krei dosierujojn en logika hierarkio.
Jen la kestoj de la komputila kabineto de via komputilo, do paroli. Uzu klaran lingvon por nomi viajn dosierujojn; Vi ne deziras rigardi ĉi tiun liston de dosierujoj en la estonteco kaj demandi pri kio signifas "TFK" aŭ kia ajn alia interesa mallongigo signifas.
4. Nest-dosierujoj ene de dosierujoj.
Kreu aliajn dosierujojn ene de ĉi tiuj ĉefaj dosierujoj kiel necesas. Ekzemple, dosierujo nomata " Fakturoj " povus enhavi dosierujojn nomitaj "2018", "2017" kaj "2016". Dosierujo nomata por kliento povus inkluzivi la dosierujojn "klientajn datumojn" kaj "korespondadon". La celo estas havi ĉiun dosieron en dosierujo prefere ol havado de aro da orfaj dosieroj listigitaj.
Ne kreu kompleksajn, profunde mantelitajn dosierujstrukturojn. Kie ajn eblas uzi priskribajn dosiernomon anstataŭe.
5. Sekvu la dosieron nomante konvencioj.
Iuj mastrumaj sistemoj (kiel Unikso) ne permesas spacojn en dosieroj aŭ dosierujoj, tial eviti ĉi tion se via komputila medio estas miksita. Anstataŭe uzu la substrekojn kiel delimitron (ekz. Doe_John_Proposal.doc.) Aliaj karakteroj kiel /? <> \: * | "^ estas malpermesitaj en dosieroj aŭ dosierujoj sub Vindozo.
Uzu priskribajn dosierajn nomojn por facila identigo kaj reakiro sed ne iru surŝipe - dosieroj / vojnomoj havas longajn limojn, kiuj varias inter operaciumoj. Sub Vindozo la maksimuma plena paca longo por dosiero (ekz. La dosierujo + dosierujo nomoj + dosiernomo) estas 260 karakteroj. Uzu komunajn sigelojn kie ajn eblas, kiel Jan por januaro aŭ Corp por Korporacio.
6. Esti specifa.
Donu elektronikajn dosierojn de logikaj, specifaj nomoj kaj inkluzivas datojn en dosiernomoj se eble. La celo, al la nomado de dosieroj, kapablas scii, kion la dosiero temas sen devi malfermi ĝin kaj rigardi. Do se la dokumento estas letero al kliento, memorigante al li, ke la pago estas senpaga, voku ĝin kiel "overdue_20180115"; anstataŭ io kiel "letero". Kiel vi scios, kiu estas la letero sen malfermi ĝin?
Se vi dividas dosierojn per retpoŝtaĵoj aŭ porteblaj aparatoj, vi eble volas, ke la dosiernomo inkluzivas pli specifan informon, ĉar la dosierujo ne estos inkludita kun la dosiero dividita. Ekzemple, se via dokumento loĝas en Miaj Dokumentoj \ Fakturoj \ 2017 \ Klientoj \ Doe_John_20180416.doc kaj la dosiero estas dividita aŭ retpoŝta, la tuta ricevanto vidos estas la Doe_John_20170416.doc kaj eble ne povas diri, ke la dosiero estas kliento fakturo sen malfermi ĝin.
7. Dosieri kiel vi iras.
La plej bona tempo por enmeti dokumenton estas kiam vi unue kreas ĝin. Do kutimu uzi la dialogon "Konservi kiel" dialogon por enmeti vian dokumenton kaj nomi ĝin, metante ĝin en la ĝusta loko en la unua loko.
8. Ordigi viajn dosierojn por via komforto.
Se estas dosierujoj aŭ dosieroj, kiujn vi uzas tre, devigu ilin al la supro de la dosierujo per renomaj al ili! aŭ AA ĉe la komenco de la dosiernomo.
9. Varmu viajn dosierojn regule.
Kelkfoje, kio estas malnova estas evidenta kiel en la ekzemplo de la dosierujo nomata "Fakturoj" supre. Se tio ne estas, konservu viajn dosierujojn senŝeligitaj per forigo de la malnovaj dosieroj.
Ne forigu komercajn rilatajn dosierojn krom se vi estas tute certa, ke vi neniam plu bezonos la dosieron. Anstataŭe, en via ĉefa kolekto de dosierujoj sub via radika dosierujo, kreu dosierujon nomatan "Malnova" aŭ "Senaktiva" kaj movu malnovajn dosierojn en ĝin kiam vi renkontos ilin.
( Kiom longe Vi Devas Komercajn Rekurojn por la FRA aŭ IRS?) Klarigas kiom longe vi devos konservi komercajn rekordojn por plenumi viajn impostajn obligaciojn.)
10. Reguligi viajn dosierojn regule.
Ĉu vi kopias viajn dosierojn al alia disko aŭ sur bendo, gravas starigi kaj sekvi regulan reen regimenon. Vidu la 3 Steps al Sukcesa Rezerva Sistemo .
Bona Arkiva Administrado Faras Trovi Kion Vi Deziras Facila
Administri elektronikajn dokumentojn devus esti parto de tutmonda administra strategio por via komerco. Tipa plano pri administrado de dokumentoj devus inkluzivi ĉiujn aspektojn pri pritraktado de dokumentoj, inkluzive de stokado, reakiro, rezervoj kaj sekureco.
La serĉa funkcio estas mirinda afero, sed ĝi neniam egalos la facilecon de rekte al dosierujo aŭ dosiero. Se vi sekvas ĉi tiujn dosierojn pri administrado de konsistado, eĉ se vi ne scias, kie estas io, vi scias, kie ĝi devus esti - granda avantaĝo, kiam ĝi klopodas trovi, kion vi serĉas. Bonaj dosieroj pri administrado de dosieroj savos vian komercan tempon kaj monon .