Majstro Via Sistema Sistemo!
Preni la tempon por organizi vian sistemon de registrado estas grava. Dum ĉiuj amus havi paperpezan oficejon , la realeco estas, ke multaj malgrandaj entreprenoj ankoraŭ havas la bezonon stoki dokumentajn dokumentojn kiel fakturoj , ricevojn , ktp, kaj kapablaj facile rekuperi ilin kiam postulata.
Fotaj riceviloj taŭge estas speciale gravaj; Ne-ekzistanta aŭ malkontenta filtrila sistemo povas aldoni tagojn de kroma penado ĉe enspezo de imposto, ĉar vi ne deziras forgesi pri impostaj deduktoj pro mankantaj ricevoj.
Kaj se via komerco estas iam submetata al aŭditorio kaj vi ne povas produkti la postulatajn dokumentojn por subteni viajn enspezojn, vi verŝajne malakceptos viajn reklamojn kaj rekompensos vian imposton .
Kiel malgranda komerca posedanto , vi devas esti kapabla funkcii ĉe via skribotablo rapide kaj facile . Kvankam starigado de papero-dosiera sistemo sonas malfacile, ĝi estas relative facila tasko, kiu povas esti pli facila per kelkaj fiksaj konsiloj kaj lertaĵoj.
Kiel Organizi Vian Sisteman Sistemon
(1) Sidu ĉe via skribotablo dum kelkaj minutoj kaj ekkomprenu, kie vi instinkte serĉos aferojn.
Mi havas keston dekstre de mia laborejo. Kiam mi unue starigis mian dosieron, mi ne havis ion en ĝi. Kiam mi serĉus plumojn, papiliplojn aŭ mokmakilon, ĝi estis la unua loko, kiun mi rigardus, kvankam mi sciis, ke ĝi estas malplena. Do nature mi metis la plumojn, papilojn kaj stapilon en tiu kesto. Por mi, ĝi estis la natura hejmo por tiuj eroj.
Ĉiuj alproksimiĝos ĉi malsame kaj kio funkcias por unu persono eble ne funkcias por alia. Prenu kelkajn minutojn sidiĝi ĉe via ĉefa spaco kaj atingu por teamo, provizoj kaj dosieroj. Tio helpos vin establi la ideala loko por prezenti tiujn erojn por vi persone.
(2) Nun, ke vi scias, kie vi nature serĉos informojn, vi devas determini ĉu alfabeta, nombra aŭ submeta sistemo funkcios plej bone por vi.
Kiel vi organizos vian paperan dokumenton por kalkuli kategoriojn (te enspezoj, financaj, merkataj )?
Kiel vi trovas komercajn rilatojn pri rilatajn kostojn kiel bankajn deklarojn, utilajn biletojn, rekompencojn, veturilojn de mejlorajtoj , ktp? Kio pri klientaj informoj - ĉu vi serĉas aferojn laŭ la nomo de la kliento? Per referenca nombro? Ĉi tio estas maltrankviliga paŝo, ĉar ĝi determinos kiel vi metos vian sistemon de prezento. Unufoje vi decidis, kategoriojn, kiujn vi uzos, decidi ĉu vi bezonas iri pli kaj krei subkategoriojn. Faru tion antaŭ ol vi aĉetu ion por via dosierujo.
(3) Sekvu, iomete determini viajn stokajn bezonojn.
Ĉu vi havas multajn dosierojn, kiujn vi aliras ĉiutage? Ĉu vi nur aliras viajn dosierojn ĉiusemajne? La respondoj determinos, se vi bezonos labortablajn dosierujojn, du keston, kunmetanta kabineton proksime al via skribotablo aŭ kvar kesto flanka kabineto sur la ĉambro.
Elektu zorge. Permesu kreskon, kiam vi rigardas bildkabinetojn - aĉetu ion por akomodi dufoje la dosierojn, kiujn vi pensas, ke vi nun havos. Ĉi tio limigos la nombro de fojoj, kiujn vi devos recurri kaj reorganizi vian dosieran sistemon.
(4) Enketu bonan etikedan sistemon por klareco kaj facila aliro.
Povi legi la dosierojn de la dosieroj ŝajnas evidenta, sed klareco en etikedo savos vin pli da tempo, ol vi povas imagi.
Plej multaj kompanioj, kiuj faras etikedojn provizas ŝablonojn, kiuj integras kun la plej populara programprogramo. Vi eble volas konsideri unu el la malgrandaj etikedoj farante sistemojn, kiuj nun povas ankaŭ presi individuajn dissendolojn. Eroj kiuj plenumas duoblan devon kutime estas saĝa investo.
(5) Nun vi pretas aĉeti dosierujojn.
La plej bona investo estas aĉeti kolorajn pendantajn dosierujojn (certigu, ke la plastikaj etiketoj estas inkluzivitaj) kaj klaraj manila dosierujoj. Koloraj pendantaj dosierujoj estas plej bonaj por du kialoj:
- Ili estas facile haveblaj
- Ili faras ĝin facile rekoni kategoriojn
Ekzemple, se vi metos ĉiujn viajn klientajn dosierojn en flavaj pendantaj dosierujoj, financaj informoj en bluaj dosierujoj kaj io ajn rilata al merkatado en ruĝaj dosierujoj, vi povas facile vidi ĉi tie, kie vi devus serĉi apartan dosieron.
Simpla Estas Plej Bona
La principo de KISS aplikas al agordi dosieran sistemon facile facila kaj pli facile. Konservu ĝin Simpla Karulino! Grandaj subjektaj kategorioj permesos al vi facile aldoni novajn dosierojn laŭ via kresko, kaj forigos la bezonon ĝisdatigi aŭ reorganizi vian sistemon de prezento.
Konservi ĝin simpla ankaŭ faciligos integri vian paperon kaj ciferecajn dosierojn kiel parton de via ĝenerala dokumenta sistemo .
Iri Paperless Kie Ebla
Se vi provas verki vian negocon kaj fari la ŝanĝon al "Senpaga Oficejo" vi povas skani elspezajn ricevojn kaj stoki ilin per via alia cifereca kuntara informo. Kelkaj el la novaj programoj de librotenado pri nubo bazitaj en Nubo faciligas ĉi tion, havante poŝtelefonojn, kiuj ebligas al vi porti telefonan telefonon al kosto de kosto kaj registri ĝin sur la muŝo (vidu La Plej Bona Kontrakta Programaro por Kanadaj Malgrandaj Komercoj ).
Memoru, ke papero-kopioj aŭ ciferecaj bildoj de enspezoj ricevas ĝenerale akcepteblajn al la Kanada Enspeza Agentejo (CRA) kondiĉe ke ili estas klare legeblaj. Se ne, la CRA povas postuli vidi la originalajn dokumentojn dum petrolo aŭ rutina peto por dokumentado, do la originoj ĉiam devas esti konservitaj por la preskribita tempo. (Vidu kiom longe mi devas konservi miajn komercajn rekordojn?) Por pliaj informoj.)