W-4, I-9, Ijob-Aplikaĵo, Ŝtata Registrado, kaj Pli
Via unua respondeco pri papeleo kaj reguligoj por novaj oficistoj venas tuj post lukto. Antaŭ ol la dungito komencu labori kaj ricevas sian unuan pagpakon , ekzistas iuj formoj, kiujn vi bezonas por kompletigi la dungitaron. Ĉi tiuj formoj devas esti kompletigitaj de ĉiu dungito, laŭ ambaŭ federaciaj kaj ŝtataj leĝoj.
Plejofte, vi ne bezonas redoni la formojn al iu ajn, sed vi devas konservi ilin. Kiam ĉi tiuj formoj estas kompletigitaj, vi devas konservi ilin en specifa loko, havebla por dungitoj kaj aliaj, kiuj bezonas vidi ilin. La Usona Sekcio de Laboro (sub la salajro kaj horo-divido) havas specifajn postulojn por rekompencoj kaj dungitoj, kiuj devas esti tenataj al ĉiuj dungitoj.
Federaciaj, ŝtataj kaj lokaj agentejoj ankaŭ povas auditi viajn dungitajn rekordojn por diversaj kialoj, do konservado de registroj estas grava.
01 - Formo W-4 por Federacia Revena Imposto-Retenado
Ĉiuj novaj kandidatoj devas kompletigi Formon W-4 antaŭ ricevi sian unuan pagon. Ĉi tiu formo inkluzivas informojn pri geedziĝa statuso, nombro da dependantoj, kaj nomumitaj aldonaĵoj de retoj. Ĝi estas uzata por kalkuli rezervadon por federalaj enspezoj. Vi ne devas konservi kopiojn de ĉiuj W-4 formoj, nur la plej freŝa.
Mastroj ne devas doni konsilojn pri dungitoj pri kiel kompletigi ĉi tiun formon, sed vi povas direkti ilin al IRS-artikolo, kiu helpas ilin kompletigi ĉi tiun formon.
Nepre uzu la plej lastan version de la formularo W-4. La Leĝo de Impostoj kaj Laborpostenoj de 2017 faris gravajn ŝanĝojn al la tabloj kaj dungitoj de retiriĝoj, eble deziras ŝanĝi sian retiriĝon, por eviti havi tro multe da impostoj prenitaj de siaj salajroj. Vi devus uzi la 2018 W-4-formon por novaj kontraktoj kaj por dungitoj, kiuj volas ŝanĝi siajn formojn.
La oficistoj povas ŝanĝi sian W-4-formon tiel ofte kiel ili ŝatas. Ekzemple, dungito povas ricevi bonuson kaj volas ŝanĝi retiriĝante. Ĝi estas via respondeco, kiel la dunganto, por kontroli la lastan ŝanĝon kaj certigi, ke la dungitoj pagas la dezirojn de la oficisto por forpreni.
02 - Formo I-9 kaj E-Kontroliga Sistemo por Ekskapablo de Laborejo
Kiel dunganto, vi devas dokumenti la kvalifikon de novaj dungitoj por labori en Usono. La dokumento, kiun vi devas uzi, estas F I-9 , Verkapabla Verkuro, kiu devas esti kompletigita per ĉiu nova dungado. La nova oficisto devas provizi dokumentadon pri (id) identeco kaj (b) labora kvalifikado.
Estas du paŝoj al la I-9-procezo. Unue, la oficisto plenigas la formon kaj deklaras, kia identeco kaj laboraj kvalifikaj dokumentoj estos uzataj. Tiam vi, kiel la dunganto, devas rigardi tiujn dokumentojn kaj certigi, ke ili estas taŭgaj kaj taŭgaj.
Vi devas konservi ĉi tiun formon en la rekordo de la oficisto, sed vi ne bezonas sendi ĝin al iu ajn. Se enmigranta oficiro venas al via kompanio aŭ volas inspekti viajn dungitajn dokumentojn, la formo estas via pruvo, ke vi kontrolis la kvalifikon de la laboristo.
Pli grandaj dungantoj (kun multaj dungitoj) povas subskribi por la sistemo E-Verify kaj uzi ĝin por kontroli la kvalifikon de novaj oficistoj por labori en Usono. La sistemo uzas la informon pri Formo I-9 por kompari kun federalaj datumbazoj.
03 - Ijob-Aplika Formo
Ĉiu nova oficisto devas kompletigi laborpostenan formon, eĉ se ĉi tiu persono jam prezentis rekomencon por la laboro. La postulata formularo enhavas informojn pri la nova oficisto, kiu povas esti kontrolita, kiel antaŭaj dungantoj kaj edukado. Ĝi ankaŭ inkluzivas plurajn deklarojn, kiujn la petanto devas subskribi.
Unu deklaro pri la aplikaĵo atestas, ke la informoj pri la apliko estas vera kaj ĝusta, dum aliaj deklaroj permesas al la dunganto fari referencajn kontrolojn kaj fonajn kontrolojn.
Havi formularon de apliko por ĉiu dungito protektas vin kiel dunganto de kandidatino farante fraŭdajn asertojn, kaj permesas al vi agi se la aplikaĵo ne estas preciza.
04 - Ŝtata Retenado kaj Registrado
Mastristoj devas registri novajn dungitojn per la nova sistemo de sciigo pri sia ŝtato; ĉi tiu registrado permesas al la ŝtato kolekti infanajn subtenajn pagojn de ĉi tiuj dungitoj. Listo de la ŝtataj sciigaj sistemoj estas inkluzivita en ĉi tiu artikolo.
Ĉiu ŝtato, kiu kolektas enspezojn, havas postulojn por dungantoj raporti kaj pagi tiujn impostojn. Kontaktu vian ŝtatan fakon de enspezo (aŭ ekvivalenta) por informoj pri kiel registriĝi kiel dunganto en la ŝtato. Ĉi tiu ŝtata agentejo ankaŭ donos al vi informojn pri rifuzo de formoj kaj postuloj por raportado kaj pagado de rezervitaj kvantoj.
Por ŝtatoj, kiuj havas enspezajn impostojn, vi devos dedukti ĉi tiujn impostojn de dungitoj kaj pagi la kontentajn impostojn al la taŭga ŝtata agentejo.
05 - Kontrolo por Kontraktado de Novaj Oficistoj
Jen 12-paŝa listo de novaj dungitaj procezoj, do vi ne forgesas ion. Ĝi inkluzivas ricevantan Mastruman ID-numeron, (federacia dunganto-identiga nombro) registrante kun la IRS por impostaj raportoj kaj pagoj, kaj registrante kun la impostata ento de via ŝtato (se ŝtata enspezo imposto estas postulata). Aliaj registroj kaj postuloj ankaŭ estas listigitaj.
06 - Unu Pli Aĵo - Via Dungita Manlibro
Se via komerco havas plurajn dungitojn, vi devus havi manlibron de laboristo aŭ manlibro de politikoj kaj proceduroj. Manlibro povas inkluzivi laborprogramajn priskribojn kaj avantaĝojn krom politikoj kaj proceduroj.) Ĉiuj novaj oficistoj devus ricevi kopion de ĉi tiu manlibro kaj devus subskribi, ke ili legis kaj komprenas ĝin.
La dunglibro iĝas leĝe ligita al vi kaj al viaj dungitoj. Havi dungitojn legis la dungitan manlibron povas helpi malhelpi malkontentajn dungitojn, neatenditajn atendojn kaj eblajn plendojn.