Pli grave, oni devas provizi informojn pri kiel kontakti iun en la komerco dum for.
Ĝi estus tre frustra por kliento esti turnita for kaj ne scipovas kontakti vin. Ne gravas se via pozicio estas en vendoj, servo aŭ eĉ produkta evoluo. Ĉiuj klientaj alvokoj estas gravaj kaj bezonas esti atentataj profesie.
La enhavo de la retpoŝta alarmado de klientoj kaj kolegoj provas komuniki kun vi per retpoŝto devus esti konsekvenca kun la enhavo de la voĉa mesaĝo kiu salutos alvokantoj. Se vi uzas Outlook 2010 kaj estas konektita per servilo de Microsoft Exchange, unue alklaku la dosierujon, kaj alklaku la aŭtomatan respondon.
Ĉi tio tiam komencos la procezon de kreado de provizora retpoŝto sendita al ĉiuj, kiuj sendis retpoŝton dum vi estas ekster la oficejo. La aŭtomata respondo estas sendita, ĉar vi ebligis ĉi tiun provizan mesaĝon. Paŝo post paka listo de instrukcioj por krei ĉi tiun retpoŝton povas esti vidita ĉi tie: Ekstere de Oficeja retpoŝto por Outlook Exchange
Se vi ne estas konektita per servilo de Microsoft-Interŝanĝo, la procezo estas iomete malsama ĉar ne ekzistas "Iuj Respondoj" en ĉi tiuj tipoj de retpoŝtaj kontoj. Paŝon post paŝo por krei ĉi tiun saman tipon de retpoŝtaĵoj por uzantoj ne-interŝanĝeblaj povas vidi ĉi tie: Ekster Office por ĉiuj aliaj
La sekva paŝo estas krei la enhavon de la retpoŝto, kiu sendos al ĉiuj, kiuj sendos al vi retpoŝtojn dum vi estas for de la oficejo. Ĉi tiu retpoŝto devus informi kiom longe vi estos ekster la oficejo, kiel vi povas atingi dum via foresto (se konvene) kaj kiu en la entrepreno kontaktu anstataŭ vi, se vi ne deziras atingi dum via tempo for de la oficejo.
Ekzemplo:
Saluton,
Dankon pro via retpoŝto. Mi nun estas for de la oficejo kaj revenos la lundon, la 1-an de decembro. Mi havos limigitan aliron al retpoŝto dum ĉi tiu tempo, tial mia respondo eble iomete malfruis. Se vi bezonas tujan helpon, bonvolu sendi retmesaĝon al mia helpanto, Barbara Colson. Ŝia retpoŝta adreso estas bcolson@xyz.com.
Feliĉaj Ferioj!
Shahira
Microsoft proponas ŝablonojn kaj aliajn ekzemplojn, kiuj troveblas ĉi tie: Ekstere de Office-ŝablonoj kaj ekzemploj. Ne forgesu forĵeti ĉi tiun provizan mesaĝon kiam vi revenos al la oficejo, aliflanke, iu ajn, kiu retpoŝtos vin post via reveno ĉe la oficejo, daŭre ricevos ĉi tiun saman mesaĝon.
Nun, ke vi kreis la eksterordinaran retpoŝton, la kreado de simila voĉa mesaĝo, kiu lasas ĉiujn viajn vokatojn, estas facile. Uzu la samajn vortojn de la retpoŝto, referenco, kiu devas esti kontaktita en via foresto kaj ŝtato kiam vi revenos.
Por la voĉa mesaĝo, necesas provizi la telefonan numeron, anstataŭ ilia retpoŝta adreso.
Ekzemplo:
Saluton,
Vi atingis la skribotablon de Shahira Raineri. Bonvolu aŭskulti ĉi tiun tutan mesaĝon. Mi estos ekster la oficejo ĝis la 5-an de januaro. Se vi bezonos tujan helpon, bonvolu nomi mian helpanton, Barb Colson. Ŝia telefona numero estas 212-555-xxxx.
Mi esperas paroli kun vi kiam mi revenos. Dankon.