Ĉiu jaro, dungantoj devas sendi raporton al dungitoj montrante siajn plenajn salajrojn kaj deprenojn, do la dungitoj povas inkluzivi la informon pri siaj enspezoj de impostoj. La raportoj ankaŭ devas esti prezentitaj kun la Socia Sekureca Administrado. Ĉi tiu raporto estas W-2-formularo.
Antaŭ ol vi preparos kaj sendu W-2 formojn al dungitoj kaj la Socia Sekureca Administrado, sekvu ĉi tiujn paŝojn por certigi ĉion ĉion.
01 - Certigu, ke Vi Rajtas Klasifikitajn Laboristojn kiel Oficistoj
Dungito estas laboristo, kiu plenumas laboron direkte al dunganto. Ĝenerale, ĉiu, kiu plenumas servojn por organizo, estas dungito, se la organizo povas kontroli kio fariĝos kaj kiel ĝi fariĝos.
Aliflanke, sendependa kontraktanto estas individuo aŭ komerco, kiu provizas servojn al alia individuo aŭ komerco. La sendependa kontraktisto estas aparta komerca ento kaj ne estas konsiderata oficisto. Iuj ekzemploj de sendependaj entreprenistoj estas konsultistoj, agentoj aŭ makleristoj. La laboro de sendependaj entreprenistoj ofte estas okaza aŭ ne esenca por la komerco; Ekzemple, pureca servo, orlibro-procesilo, aŭ IT-servo.
Legu pli pri klasifikado de laboristoj kiel dungitoj aŭ sendependaj kontraktistoj , kaj konsultu postenon por helpado.
02 - Kontroli Distribuadon kaj Afiŝu Datojn por La Nuna Jaro
Du paŝoj estas implikitaj en la procezo W-2. La unua paŝo distribuas la formojn W-2 al dungitoj. La dua paŝo estas dosiero ĉi tiujn formojn kun la Socia Sekureca Administrado. (SSA)
La limdato por ambaŭ distribuado al dungitoj kaj prezento kun la SSA estas la 31-an de januaro de la sekva jaro. Ĉi tio estas nova antaŭa limdato ĉar la SSA-prezento estis starigita por helpi eviti impostan fraŭdon. Legu pli pri la temploj de W-2 kaj 1099.
Certigu, ke vi donu dungitojn siajn formojn frue en januaro, do ili havas tempon por revizii ilin, por eviti erarojn.
03 - Kontrolu Formalajn W-4 Formojn
Mastroj postulas havi W-4-formon en dosiero por ĉiuj dungitoj ĉiam. Formo W-4 inkluzivas informojn necesajn por determini la kvanton de federacia enspezo de la federacia enspezo, uzanta geedziĝan statuson, nombro da dependaj, kaj iujn kromajn kvantojn esti rezervitaj.
Formo W-4 devas esti kompletigita en lukto kaj en ajna momento la dungito deziras ŝanĝi. La oficisto devas ŝanĝi la W-4-formon se la personaj informoj de la oficisto (inkluzive de geedziĝa statuso kaj nombro da dependaj) ŝanĝiĝas aŭ se la adreso de la oficisto ŝanĝiĝas. La oficisto povas ankaŭ ŝanĝi la W-4-formon en ajna momento ŝanĝi la kvanton de rezignado.
Ĉiu jaro antaŭ la fino de la jaro, dungantoj devus peti al ĉiuj oficistoj revizii la W-4-formon por certigi, ke la personaj informoj estas precizaj.
Fari certajn dungitojn havas precizan kaj nunan informon pri Formo W-4 helpos vin prepari kaj disdoni W-2 formojn.
04 - Kolekti Pagan Informon por W-2 Formoj
Unue, vi bezonos iujn bazajn informojn pri via kompanio por ĉiuj W-2 formoj:
- La dungista nombro de via firmao
- La nomo, adreso kaj zipkodo de la komerco
- Kaj la ŝtata identiga imposto de via kompanio
Tiam vi devos kolekti informojn pri ĉiu dungito, kaj personaj informoj kaj biletoj.
- Oficiala nomo kaj adreso kaj socia sekureca nombro aŭ alia imposto ID-nombro
- Kvanto pagita al tiu dungito: totalaj salajroj, konsiloj kaj alia kompenso
- Kvanto de federacia enspezo impostita
- Salaj de socia sekureco (ĝis la maksimuma kvanto de la Socia Sekureco por la jaro)
- Medicare salajroj kaj konsiletoj kaj Medicare imposto subtenita, inkluzive de la aldona Medicare-imposto por altkreskaj dungitoj.
- Asignitajn konsilojn pagitajn
- Dependaj prizorgaj avantaĝoj pagitaj, kaj aliaj avantaĝoj tributaj al la oficisto
- Por ĉiu stato, kie la oficisto laboris, la ŝtataj salajroj kaj konsiloj pagis kaj la ŝtata enspezo impostis
- Lokaj salajroj kaj konsiletoj pagitaj kaj lokaj enspezoj.
05 - Revizii W-2-Procesadon - Kiel Will-W-2 estos kreita?
Se via kompanio estas nova por prilaborado de pagoj, aŭ se via situacio ŝanĝiĝis lastatempe, estas bona ideo revizii la procezon trovi, kompletigi kaj distribui finajn jarojn al dungitoj. Vi povas akiri W-2 formojn de oficeja provizo, via CPA, de imposto aŭ librotenado, aŭ de la IRS.
Noto: Vi ne povas elŝuti W-2 formojn de la IRS aŭ aliloke en Interreto. Kopii A de la W-2-formularo estas specifa koloro de ruĝa inko kaj ne povas esti duobligita. Vi devas prezenti la specifan IRS-formon de Kopii A kun la Socia Sekureca Administrado (ĉi tiu estas la kopio, kiun vi konservas kaj dosiero kun Socia Sekureco fine de februaro).
Jen kelkaj ebloj por prepari formojn W-2:
- Uzado de librotenado . Se vi havas nur malmultajn dungitojn kaj vi uzas librotenan programaron, vi povas aĉeti aldonon por prepari formojn W-2 uzante ĉi tiun programaron.
- Uzanta impostan programaron. Se vi uzas unu el la komunaj programprogramoj pri programado pri impostoj, ĉu enrete aŭ en labortablo, kaj vi aĉetis la komercan version de ĉi tiu programaro, kontrolu, ĉu estas inkluzivita W-2. Shirley Elmblad, Gvidilo pri Financa Programaro, havas artikolon pri impostprogramoj
- Uzante aĉetitajn formojn W-2 . La ĉefaj oficejaj kompanioj havas antaŭ-presitajn formojn W-2 por uzi kun programaro en KD kiu permesas al vi enmeti la informojn por ĉi tiuj formoj permane kaj presi ilin en via presilo.
Kia metodo vi uzas por kompletigo kaj presado de W-2 formoj devus ankaŭ havi W-3-dissendajn formojn .
06 - Decidas Kiel Distribui W-2 Formojn al Oficistoj
Unufoje vi kreis W-2 formojn, via sekva decido estas kiel distribui ilin al dungitoj. Memoru, ke la limdato por distribuo de W-2 al dungitoj estas la 31-an de januaro de la jaro post la imposto. Ekzemple, dungantoj, kiuj estis postulataj por distribui 2016 impostjaron W-2, havas ĝis la 31-an de januaro 2017, por distribui ilin.
Vi havas du eblojn por distribui presitajn W-2-formojn al dungitoj: aŭ poŝtu ilin aŭ distribui ilin al dungitoj en persono. Se oficisto reprenas sian formularon W-2 en persono, vi eble volas havi la oficiston subskribi, ke la formo estis reprenita, por eviti demandojn pri ĉu tio fariĝis.
07 - Kontrolu Erarojn Antaŭ Vi Sendi W-2 Formojn al Oficistoj
Por minimumigi aferojn kaj devi re-sendi formojn W-2, kontrolu la formojn W-2 por eraroj, uzante ĉi tiun kontroleton. Komunaj W-2 eraroj inkluzivas la malĝustan jaron, malsukcesante inkludi informojn, meti informojn en la erara skatolo, kaj malsukcesi ĉesigi la Socialan Sekurecon ĉe la maksimumo.
08 - Uzado de dungitoj por duplikataj W-2 Formoj
La oficistoj ofte malobservas aŭ perdas W-2 formojn kaj ili povas veni al via administra fako petante duoblan kopion de sia W-2 Formo. Antaŭ ol vi distribuas W-2 formojn, pripensu, kiel vi traktos ĉi tiujn petojn:
- Se vi presas la formojn interne, vi povas simple reimpresi la formularon W-2 kaj doni ĝin aŭ sendi ĝin al la oficisto.
- Se la formularo estis preparita per ekstera etato, ili povas pagi vin pro la kosto de reimpreso kaj dissendo de la formo. Vi eble volas ŝarĝi dungitojn por unua duobla formo, aŭ duan duplikaton en jaro (okazas!).
Kion ajn vi decidas, estas bona ideo komuniki vian politikon pri duplikataj formoj al dungitoj. Havi akuzon por duobligataj formoj povas aspekti ekstrema, sed ĝi povus tranĉi la numeron de perditaj formoj, kiujn vi devas trakti.
09 - Prezentanta Formojn W-2 kaj W-3 kun la Administrala Sekureca Administrado
Post kiam vi decidis prepari W-2 formojn kaj distribui ĉi tiujn formojn al dungitoj (ĝis la 31-an de januaro de la jaro post la imposto), via sekva decido determinas kiel dosieru ĉi tiujn formojn kun la Socia Sekureca Administrado (SSA) .
Ĉiuj formoj de W-2 devas esti registritaj kun la Socia Sekureca Administrado kune kun transdona formo W-3 . Du ebloj por submeti ĉi tiujn formojn:
- Vi povas dosiero enretan en la sekcio de Business Services Online de la retejo de la Socia Sekureco. Vi devas registri unue, tiam kompletigi la taŭgajn formojn interrete. Se vi registras rete kun la BSO, vi ne bezonas inkludi W-3-formojn.
- Vi ankaŭ povas sendi retpoŝtajn formojn W-2 kune kun Formo W-3 al la Socia Sekureca Administrado.
Jen pli da informoj pri kiel prepari W-3-formon .
10 - Kontrolu Ŝtatajn Reglamentojn por Distribuo de W-2 Formoj
Kiam vi kompletigas W-2-formon por dungito, unu parto de tiu formo (Kopio 1) estas nomata submetita al la ŝtato, kie funkcias la dungito. Se la dungito funkcias en pli ol unu ŝtato, vi devas sendi kopion de la W-2-formularo al ĉiu ŝtato.
Ĉiu ŝtato havas malsamajn postulojn por submetiĝo de W-2 formoj kaj ajnaj transdonaj formoj. Kontrolu kun la aŭtoritato de impostoj de via ŝtato aŭ fako de enspezoj por lerni la postulojn de tiu ŝtato.
UPDATE: Multaj ŝtatoj laŭigas la novan limtempon de januaro 31 por registri W-2 kun la SSA.
Legu pli pri ŝtataj poŝtaj impostoj.