Ĉi tiu estas unu leciono, kiun mi rapide lernis kiel loka kunordigilo, kaj mi poste disvolvis mian propran instalinstrukciojn por konservi klientojn kontentajn (kaj okupitajn) dum la streso-plenigita agordo.
Havu Viajn Ĉartojn Pretaj
La unua afero, kiun via kliento volas fari, estas senaktigi ĉiujn siajn eventajn provizojn de ilia veturilo. Ĉi tio povas esti malfacila tasko, precipe se la parkado situas malfacile por navigi. Imagu, ke iu eniras en vian lokon kun ŝarĝo da pezaj skatoloj - kio estas la unua afero, kiun ili serĉas? La respondo estas, kompreneble, ĉaro, aŭ io alia, kiu malpezigos sian ŝarĝon kaj faros multe pli facila la malfavora laboro de malŝarĝo. Havi ĉaroj disponeblaj ĝuste kiam ili marŝas en la ejo estas facila maniero fari ilin senti "malpezigita" nur de montriĝi.
Preparu la registrajn tabulojn
Tuj poste, la listo de aferoj por fari plej multajn klientojn ricevas registriĝon. Ĉi tio signifas, ke via loko pli bone havas ĉiujn registrajn komponojn antaŭ ol ili alvenos.
Tio inkluzivas ĉiujn tabulojn, seĝojn, elektrajn kaj skirtojn. Organizi etikedajn etikedojn kaj kontaktajn materialojn konsumos multan tempon por la eventaj planistoj, kaj ili ne devos atendi, ke vi povu akiri ĉi tiujn simplajn aferojn por ke ili komencu.
Havi Ĉiujn Salonojn Tabloj kaj Linaĵoj Fiksita
Fiksante ĉiujn tabulojn kaj seĝojn en la eventa spaco evidente povas iom da tempo.
Espereble, se vi venos de pli frua evento, vi antaŭdiris al la kliento antaŭvide, kiam oni atendos, ke ĉiuj el la komputilaj ĉambroj estu agorditaj. Se via kliento eniras en ĉambron kun dekoj da laboristoj skrapantaj al un-stack-tabloj kaj seĝoj, ili probable iros al paniko. Ideale, via operacia teamo havos ĉion starigitan per tablo-tegoj en loko, por ke la planistoj povu komenci meti centraĵojn, aŭkciojn, ktp.
Get All Signage Out Frue
Nur ĉar la plua planisto scias kiel navigi la konstruaĵon ne signifas, ke ŝia subteno ŝipas. Vi povas ŝpari ĉiun multe nenecesan ĝenon per ĝisdatigo de la signo ene de via konstruaĵo tuj kiam la instalinstrukcio komenciĝos. Memoru, ke vendistoj kiel floristoj kaj DJ ankaŭ devas scii, kien iri. Ĉi tiuj estas ĉiuj aferoj por revizii kun via kliento antaŭ eventa tago, sed ili ankaŭ devas serĉi en la granda tago.
Revizii Viajn kaj Faktojn
Denove, vi verŝajne sendis ĉi tiujn dokumentojn plurajn fojojn dum la tagoj kondukantaj al la evento, sed ĝi neniam doloras revizii ilin unu lastan fojon. Eĉ se la instalinstrukciado estas malrapida, vi bezonos forigi 15 minutojn por rigardi ĉi tiujn dokumentojn kune. La kunordigantoj de lokoj devas havi pakaĵon preta por ilia kliento, kiu inkluzivas la BEO, ĉambrogramon kaj prosperan fakturon.
Tre malmultaj spertaj planistoj pasos la ŝancon revizii ĉi tiujn kritikajn paperojn.
Enkondukoj
Certigu alporti la ŝlosilojn de via teamo al via kliento por formala enkonduko. Ĉi tiu listo inkluzivas la administradministradon , bankan kapitanon, operacian kontroliston kaj aŭdovidan kunordigilon. Pensu en la nomo de via kliento, kiam vi enkondukas la teamon - ĉu ekzistas iuj detaloj, kiuj devas esti diskutataj vizaĝe kun via administra teamo? Komenci mallongan konversacion estas efika maniero por reliefigi kiu estas zorge de ĉiu areo.
Ĉi tiu mallonga kontrola listo de eventaj aranĝoj iros longan vojon por konservi vian klienton feliĉa post alveno. Kiel ĉefa reprezentanto por via loko, ĉiam estas pli bone doni al la klientoj vian poŝtelefonon, ĉu io ajn okazas malbone dum vi laboras en via oficejo.
Memoru, ili povus frustriĝi se ili bezonas ion, sed ili eĉ pli frustros se ili ne povas trovi iun ajn por helpi ilin!