Organizo estas Ŝlosilo al Sukcesa Konferenco
Konferenca planado diferencas al aliaj tipoj de eventaj planado kaj inkluzivas pliajn paŝojn.
Konferencoj kutimas esti grandskalaj eventoj, kiuj kutime prenas jaron aŭ pli por plani. Via listo povas inkluzivi elekti lokon, rezervi hotelajn ĉambrojn, starigi enretan registron, atingi parolantojn, organizi gastigajn loĝejojn, gastigi ekspoziciejon, plani kunvenojn, manipuli manĝaĵojn kaj trinkaĵojn kaj pli. Prepari bone organizitan konferencajn gvidinstrukciojn, kiuj priskribas la paŝojn, devas esti necesa por ajna sukcesa konferenca planisto.
La sekvaj paŝoj helpos vin prepari konferencan planadon, kiu funkcios kiel planedo por plani ajnan konferencon. Agordu kaj modifi la gvidilon bazitan sur la evento, kiun vi planas kaj tenas ĝin proksime. Kiam preta kaj uzata konvene, ĝi baldaŭ fariĝos via plej valora konferenca ilo.
Komencu kun la bazaĵoj
La unua parto de via konferenca planado devas inkludi la bazajn rilatojn pri la konferenco:
- Eventa dato kaj tempo
- Loko de evento (se oni scias)
- Okazaĵo
Inkluzivi iujn aliajn konatajn elementojn, kiel alternativaj aŭ nombro da partoprenantoj.
Kio estas la Plano?
Antaŭ ol plani la diversajn elementojn de konferenco, vi devas kompreni, kio estas tiuj malsamaj elementoj, kaj kie ili persvadas en la ĝenerala skemo de via evento.
Do prenu plumon kaj kusenon aŭ sidiĝu antaŭ la komputilo kaj komencu skribi ĉion, kio konsideras. Ne zorgu pri listigi aferojn laŭ graveco aŭ en ia ajn kronologia sekvenco. Tio venos poste. Ĝuste nun, vi esence kreos tre longan kaj simplan version de via al-listo, kiu estos rompita en malsamaj sendependaj komponantoj por esti manipulitaj individue dum la planprocezo.
Ĉi tiu sekcio povas listigi iun ajn el la jenaj:
- Elekta loko
- Selektado de hotelo
- Renkontiĝo
- Hospitality-suites
- Konferenco ekspozicio salono kaj boatoj
- Malferma ceremonio
- Parolanto / ekspozicia registrado
- Registriĝo de asistantoj
- Arreglos de vojaĝoj
- Atestantoj pri signoj
- Programo de eventoj
- Manĝaĵoj kaj trinkaĵoj
- Aŭdovida
- Personaro en la retejo
Prenu iom da tempo en kompili ĉi tiun liston, por ke vi ne preterlasu ion kaj antaŭeniru kaj aldonu ion ajn, kio poste alvenos. Ne superfortu la multajn areojn de respondeco listigitaj; La celo ĉi tie pensas pri ĉio nun por ke vi povas plani kaj administri ĉiun eron efike.
Elektu lokon
Unufoje vi decidis kiam la konferenco okazos kaj komprenas la ĝeneralan amplekson de la evento, la sekva paŝo estas elekti lokon.
Depende de la grandeco de la konferenco, vi povas elekti unu lokon por ĉiuj viaj konferencaj bezonoj, de la ekspozicia salono al kunsidoj, festĉambroj kaj hoteloj. Se la konferenco estas tro granda por esti akomodata en unu loko, serĉu lokon, kiu estas proksime al eksteraj hoteloj aŭ gastigaj lokoj, por ke la konferencaj asistantoj ne devas vojaĝi tro malproksime por translokiĝi de unu konferenco al alia.
Pensu pri Atentanto-Registrado
Kiel ĉeestos registroj por ĉi tiu konferenco? Kiel ricevos registran konfirmon? Kiel nomos etikedoj generitaj kaj distribuataj ĉe la konferenco? Via gvidinstrua gvidilo inkluzivas respondojn al ĉiuj ĉi tiuj demandoj kaj devus esti ĝisdatigita, kiam la konferenco registriĝas.
Se evento atendas altiri grandajn homamasojn, tiam enreta konferenca registra sistemo estas la vojo por iri.
La sistemo povas procesi pagojn , spuri registrojn kaj organizi aliajn informajn informojn kaj helpi en generi raportojn.
Ekspozicantoj kaj Konferencaj Salonoj
Ekspozicioj estas komuna trajto ĉe konferencoj, provizante ŝancon por sponsoroj kaj vendistoj lui spacon por promocii siajn produktojn kaj servojn. Ĉi tio ankaŭ estas ŝanco por la konferenca gastiganto alporti enspezon se la ekspoziciaĵo estas efike antaŭenigita kaj bone ricevita. Depende de la grandeco de via konferenco, administri la ekspoziciojn kaj ekspoziciejon postulos plian tempon kaj rimedojn do planu laŭe.
Kiel antaŭe menciis, la interretaj konferencaj sistemoj estas la plej bona maniero por spuri registradojn do, se vi atendas grandan numeron de ekspozicieroj, tiam konsideras korpigi registradon de ekspozicieroj en vian registron-sistemon. Ekspozicantoj ankaŭ bezonos la jenajn:
- Ekspozitivaj insignoj
- Mapo de konferenca ekspozicia salono kun botaj nombroj listigitaj
- Manlibroj por elmontri booth starigis kaj disŝiris
- Ekspozicia batalaj kontraktoj
- Listo de retejaj vendistoj haveblaj por helpi kun elmontrado de luoj kaj servoj
Kiel la konferenca planisto , vi respondecas pri kontraktado de sekureco por certigi la sekurecon de materialoj en la ekspozicia salono.
Planu la Konferencajn Detalaĵojn
Kun kelkaj el la pli grandaj respondecaj aferoj, kiel ekzemple konferenco de venontaj konferencoj kaj registriĝo de asistantoj, vi povas ŝanĝi vian fokuson por plani la detalojn de la konferenco. Kiel estas la kazo de planado de evento de iu ajn naturo, organizo estas plej grava kiel atento al detalo.
Nun estas la tempo por eltiri tiun longan kuŝejon-listojn, kiujn vi kunmetis ĉe la komenco de la konferenca planado. Rigardu la liston kaj faru ŝanĝojn aŭ aldonojn kiel necese por pripensi la plej lastajn taskojn kaj respondecojn. Poste metu ĉi tiujn erojn en kronologia ordo, komencante per eroj kiuj povas aŭ devas esti kompletigitaj multe antaŭen. Ekzemple:
- Libra bloko de hotelĉambroj
- Rezervi ekspoziciejon spaco
- Esplori enretajn konferencajn sistemojn
- Plani konferencon pri merkatplano
Komencu ĉe la komenco kaj foriru de tie. Por ĉiu detalo, kiun oni devas inklini, inkluzivas sekvadon por certigi, ke kontraktoj subskribas kaj ricevas. Ĉar la konferenco datiĝas, viaj agoj inkluzivos mallongajn taskojn kiel ekzemple:
- Elektu koloron kaj ornamon
- Faru florajn aranĝojn
- Elektu menuon
- Ordigi por flughaveno transportado por parolantoj aŭ VIPs
Konsideru vian konferencan planadon kiel vian iri-manlibron por ĉio, kio estas inkluzivita en planado de konferenco, kiom ajn malgranda. Ĉi tiu gvidilo rapide fariĝos invaluable ilo, kiu ne nur tenos vin organizita kaj en horaro sed sidigos la nervojn kiam la granda dato alproksimiĝos kaj vi pridemandos ĉu vi forgesis ion.