Ĝi estas esence la konferenco antaŭ la konferenco.
Por tiuj, kiuj ne povas plani oftajn kunvenojn, antaŭ-kunveno eble ŝajnas malkomforta aŭ tedaŭme komence ĉar ĝi eble inkluzivas novajn terminojn aŭ lingvojn, kiel "okazaĵo-kurso" aŭ "bankedo-evento".
Kion Should Event Planners Expect From a Pre-Con?
Antaŭ-konferenco estas kunveno okazata kun eventaj vendistoj kaj provizantoj, kie la evento aŭ programo estas planita. Ĝi okazas kutime unu aŭ du tagojn antaŭ la reala evento kaj estas malsama de la promenado tra tio okazanta en la tago de evento.
Iuj homoj povas asocii antaŭ-kunvenojn kun planado de pli grandaj konferencoj, konvencioj, kongresoj kaj stimulaj programoj. Tamen, ankaŭ estas komune teni antaŭ-kunvenon por seminarioj kaj aliaj specialaj eventoj.
Kion Atendi Dum Antaŭ-Kunveno Kunveno
La antaŭ-kunveno permesas al la eventprogramo ŝancon revizii ĉian finan loĝistikon por donita programo kun la provizora administra teamo kiu estas okupita en la programo.
Tipe, antaŭ-kunveno estas kunordigita kaj planita de la administra administraciaj servoj de la ejo. Li aŭ ŝi invitos administrantojn de diversaj regionoj, kiuj partoprenas en la evento, por revizii la loĝistikon de sia aparta rolo por evento.
Ĉi tio estas bonega tempo por la kunveno aŭ eventprogramo por establi rilaton kun ĉiuj partoprenataj.
Dum la antaŭprogramoj, taŭga por la eventprogramo reliefigi iujn el la ĉefaj objektivoj de la evento, inkluzive de gravaj informoj pri la organizo, kiu gastigas la eventon, ŝlosilajn mesaĝojn transdonitajn ĉe la evento kaj gravaj VIP.
Pre-Kun Estas la Dekstra Tempo Revizii la Eventan Komencon
Evento-resumo ankaŭ estas konata kiel okazaĵoj-specifoj. Ĝi inkluzivas ĉiujn rilatajn informojn pri programo aŭ evento, inkluzive de detaloj pri la programo mem. Ĉi tiuj eroj povas inkluzivi iujn aŭ ĉiuj sekvaj: datoj, tempoj, kontaktoj, asistantoj, kontaktoj de kriz-okazo, manĝaĵoj kaj trinkaĵoj, transportado, ekspedado, biletoj, aŭdovoj, kaj aliaj specialaj bezonoj.
Ĉiu administra fako revizios sian komprenon pri la okazaĵo , inkluzive de gravaj detaloj kaj siaj tipaj operaciaj proceduroj. Ili ankaŭ revizios ilian komprenon pri la eventa kontrakto kaj informoj antaŭe dividitajn sur la bankedo-eventaj ordoj.
Renkontiĝantaj kaj eventaj planistoj devus memori demandi detalojn rilatigitaj al la eventaj specifoj dum ĉi tiu tempo, kiel ekzemple niveloj de staffado kaj nomoj de ĉefaj kontaktoj dum la reala evento de ĉiuj lokoj reprezentitaj. Ŝlosilaj elementoj de la antaŭ-diskuto povas inkluzivi recenzon de:
- Manĝaĵoj kaj trinkaj postuloj
- Postuloj de gastigaj ĉambroj (se konvene)
- Konferenco kaj komerca spektaklo
- Kunvenĉambro kaj komercaj spacaj postuloj (plankoj de planko)
- Teknikaj postuloj, kiel elektraj kaj telekomunikadoj
- Detaloj pri signumado
Ĉi tiu estas la ideala momento por ŝanĝi ajnajn lastajn minutojn. Kvankam ili eble ne ĉiam ŝatas ĝin, plej multaj vendistoj kaj provizantoj atendas ŝanĝeblajn (kaj nereĝeblajn) ŝanĝojn. Kompreneble, se la antaŭprogramo estas planita dum tempo, kiam la agordo estas progresinta, konsideras realigi inspektadon de frua ĉambro por certigi ĉion, kio funkcias senpage.