Eventaj kaj kunvenaj planistoj atendas kontribui aŭ skribi formalajn invitajn literojn kaj materialojn por la kunvenoj, stimulaj vojaĝoj kaj aliaj programoj, kiujn ili organizas. Ĝi ne ŝajnas esti abomeninda tasko, sed gravas sekvi iujn paŝojn por sekvi propran inviton etiketon kaj eviti manki gravajn detalojn por viaj gastoj.
Jen kiel:
Krei eventon temo. Antaŭ skribi formalajn invitajn literojn kaj materialojn, planistoj devas certigi, ke ili havas timigan temon por la programo. La sekvaj demandoj helpos komenci la cerbon-procezon: Ĉu ĝi estas eduka konferenco, seminario aŭ stimula vojaĝo? Kie ĝi estas tenata? Kio estas unika pri tiu celloko aŭ loko? Kio estas la ruĝa horaro por la evento? Kio estas iuj celoj post la programo? Kial atentanto volas ĉeesti? Ĉi tiuj demandoj helpos al establi grandan eventon.
Krei elektronikan inviton. Multaj formalaj invitaj leteroj kaj materialoj por gravaj eventoj nun estis movitaj al interretaj registritaj sistemoj pro la volumo de grava eventa loĝistiko, kiu devas esti kaptita dum la procezo de RSVP: literumado de nomoj, kontakta informo, dietaj postuloj, malkapablo aliro, transportaj bezonoj, Programaj detaloj, aktivecoj informoj kaj pli. Noto: Malgrandaj komplikaj eventoj povas uzi solan retpaĝon aŭ grafikan dezajnan bildon senditan per retpoŝto por transdoni eventajn detalojn kaj RSVP-kontaktojn.
Krei presitan inviton. Dependante de la naturo de via programo aŭ evento, invita etiketo povas sugesti, ke vi devus skribi formalajn invitajn literojn kaj notojn por ke viaj gastoj sciu, ke vi vere taksas ilian ĉeeston. Ĉi tio estas malsama ol la eventaj materialoj; anstataŭe, konsideras simplan invitkarton, kiu provizas valorajn informojn al via gasto, inkluzive de la gastiganto kaj lia titolo, temo de la evento, dato (aŭ) aŭ tempo (j), kaj kontakto de RSVP.
Skribante formalajn invitojn. Kiel parto de la elektronika invito, vi devus skizi altnivelajn informojn pri la programo kaj evento. Ekzemple, se ĉi tio estas stimula vojaĝo aŭ plur-taga konferenco, vi volas inkludi la jenajn: la cellokon, ĉefa hotelo / konferenco, la ĉefa temo, parolantoj (inkluzive de bios), horaro, agadoj, loĝistiko kaj detaloj pri registrado. Invitaj literoj kaj materialoj devus provizi al gastoj kialon por ĉeesti, kaj ĉiam inkluzivas alvokon al ago.
Invita etiketo komenciĝas kun destino / loka superrigardo. Kiam vi skribas formalajn invitajn literojn kaj materialojn, ĝi ĉiam estas plej sekura supozi, ke neniu estis al la loko, kie vi gastigas la programon. Tio signifas, ke vi devus skribi mallongan superrigardon pri la celloko kaj / aŭ hotelo / instalado / loko, kie la programo estas tenata. Se vi planas multajn tagajn eventojn, konservu ĉi tiun informon kiel eble plej altan nivelon, sed certigu, ke ekzistas sufiĉe da informoj por doni al la gasto unikaĵojn pri la loko, kaj kial ili devas investi ilian tempon tie kun vi.
Invita etiketo postulas la eventan horaron. Se vi planas mult-tagan eventon, kiel stimula programo, invitaj materialoj devus inkluzivi tiom multe da detaloj kiel eble plej eble, por ke gastoj taŭge planu sian tempon kun vi. Ĝi signifas, ke via invito devas identigi la alvenon de metodoj kaj tempoj, kiam oni atendos ilin, fojojn por komercaj kunvenoj kaj agadoj (kaj elektoj de agadoj), informoj pri manĝoj kaj informoj pri foriro.
Invita etiketo postulas aktivecajn priskribojn. Kiam vi skribas formalajn invitajn literojn kaj materialojn, provizu superrigardon pri la diversaj agadoj por helpi gastojn pli bone determini, kio kongruas kun siaj interesoj. Ĉu via golfo programo estas 1/2 taga aŭ plena tago? Kio estas la "klaso" de tiu rivero rapids flosas? Kio estas la alto, kie vi gastigas la eventon, kaj kiom alta estos tiu monto-biciklanta programo? Kio estas la longa tempo al pentrarto kaj kion ili lernos?
Invito-etiketo postulas informojn pri renkontado de loĝistiko. Denove, supozante, ke vi gastigas plur-tagan programon, gastoj devas esti provizitaj per detaloj pri ĉiu el la sekvaj eroj:
- Flugaj rezervoj
- Eventa registro
- Ĉambro rezervoj
- Flughavenoj
- Vesta kodo
- Vetero
- Kontrolo-proceduroj
- Eroj ne reembolsables
- Gastigaj kontaktoj
Disvolvi la finan eventan agendon. Ĉi tio aspektas malsama ol la komenca invita materialo sed devus esti provizita al invititaj gastoj post alveno aŭ simple antaŭ ĉeesti eventon. Ĝi devus inkluzivi horo-post-horo (ĝi estas bone kombini horojn) superrigardo de kio estas planita kiam kaj kie. Se vi havas multajn edukajn aŭtoveturejojn planitaj samtempe, estas helpema skizi tiujn aŭtoveturejojn en grupoj por ke la asistantoj sciu, kio temoj estas planitaj kiam kaj kie.
Krei la eventan bonvenan leteron. Multaj planistoj luktas kun kia informo ili devus aŭ ne devus en bonvenaj leteroj. La plej bonaj konsiloj estas subteni bonvenan mesaĝon simple kaj lasu la gastojn scii, ke ili estas bonvenaj kaj estimataj. Invita etiketo sugestas, ke la letero devas esti subskribita de la oficiala gastiganto de la evento.
Unu el la plej pretekstataj eventaj invitaj eroj estas la forĵeto. Kiel parto de la bonvena letero kaj ajnaj alvenaj donacoj, estas grave aliĝi detalojn pri kiel foriros gastoj.
Krei menukartojn. Ĉu vi planas matenmanĝon, tagmanĝon aŭ vespermanĝon, la gastoj ĉiam ŝatas vidi menukartojn kiuj strebas menuerojn por ĉiu kurso. Ĝi donas al ili ion por paroli pri kunvenado kun aliaj ĉe ilia tablo kaj permesas al la atendado rapide ricevi menuajn elektojn de gastoj, helpante konservi la horaron sur aŭtoveturejo. Noto: Se vi planas specialan surprizon dum la manĝo, kiel temática deserto al ia unika entretenimiento, estas helpema konservi tiujn erojn el la mensekarto por plibonigi la specialan efikon.
Krei dankon donacajn kartojn. Ĉu ĝi estas donaco de donaco aŭ kapkuseno, ĉiu donaco de dankemo devas havi sian donacon-karton. Estas ŝanco plifortigi "dankon" mesaĝojn kaj fari viajn gastojn senti ekstran specialan. Estas helpema korpigi vortojn kaj mesaĝojn, kiuj reflektas la temon de la evento mem.
Krei individuajn forĵetojn.
Je la antaŭa tago al la foriro, transdonu avizojn al gastĉambroj, kiuj rememoros ilin, kiam ili foriros, inkluzive de flugo-nombro kaj tempo de foriro. Ĝi provizas ŝancon ripari iujn lastajn minutajn erarojn, kiuj eble preterlasis dum la programado de loĝistiko.
Konsiletoj:
- Certiĝu, ke vi havas grandan grafikan desegniston kaj enretan registriĝon. La defio ankoraŭ hodiaŭ estas, ke ekzistas multaj malsamaj interretaj eventaj registradaj sistemoj, sed ili ankaŭ postulas multan personigon aŭ la uzon de triaj sistemoj estas ankoraŭ konsiderata iom multekosta per invitita bazo. Tial multaj planistoj ankoraŭ dependas pri siaj hejmaj iloj kaj rimedoj.
- Trovu vin bonega papelejo. Kvankam organizoj moviĝas pli kaj pli al la uzo de elektronikaj formoj, tio ne anstataŭas la efikon, kiun presitaj invitoj kaj eventaj materialoj liveras. Serĉu papelejon, kiu komplikos vian eventon kaj varias la stilojn de papero kaj grandecoj por krei pli intereson kaj dramon. Viaj gastoj rimarkos la penadon.
- Krei ŝablonon kaj repliki de tie. Planistoj devus krei ŝablonon de literoj kaj materialoj, kaj simple ĝisdatigi novajn eventojn de la ŝablonoj de antaŭaj programoj kaj eventoj. Kompreneble, novaj papelejoj, grafikaĵoj, tekstoj, ktp. Devus esti elektitaj kaj uzataj, do estas certa kvanto da personigo necesa ĉiufoje.