La seminario eble estas la plej ofta evento, kiun planistoj organizos. Kaj plej multaj seminarioj estas planitaj jam kiel ½ tagon aŭ tagon. Por tiuj, kiuj interesas krei listliston por plani seminarion , jenaj proponas altnivelan strukturon por planado kaj ekzekutado de seminario.
Kaj por tiuj, kiuj planas multan tagon aŭ plur-sesion-konferencon, konsideras preni similan alproksimiĝon. Tamen, via seminara planado kontrolo simple estos pli longa.
01 - Konfirmu la celon de la evento
- Kiu estas la spektantaro?
- Kio estas la temo de la seminario?
- Kie devus esti lokita?
- Kial homoj atentos?
- Kio estas la agendo de la seminario?
02 - Reviziu la Apex Event Specifications Guide
La Konvencia Industrio-Konsilantaro establis serion de iloj, kiuj devus esti rigardataj kiel bonega fonto de plej bonaj praktikoj, kiuj helpos al la evento aŭ kunvenisto por prizorgi la detalojn pri planado de eventoj. Kun senpaga elŝuta ilo, ĝi helpos al iu eventuala planisto krei liston de gravaj detaloj. Ĉi tio inkluzivas, sed ne estas limigita al:
- Profilo de evento (dato, tempoj, loko, kontaktoj, ktp.)
- Eventa organizanto / gastiganta kontakta informo
- Provizanta kontakta informo
- Profilo de asistanto
- Spaco bezonata
- Manĝaĵoj kaj trinkaĵoj
- A / V postuloj
- Funkcio / ĉambro
03 - Krei Eventan Profilon
Fojo planisto havas iujn el la bazaj demandoj ĉirkaŭ la evento kovrita, estas tempo esplori eblajn lokojn por la kunveno. Gravas labori mallarĝe kun la evento-organizanto / gastiganto por determini la tipon de loko kaj kie la seminario povas esti plej konvena por ambaŭ organizistoj kaj gastoj (la listo de ideoj povas esti senfinaj):
- Loka hotelo
- Loka konferenco
- Privata restora spaco
- Privata klubo muzeo / arta galerio
04 - Projektaj Seminario-Necesoj kaj Proponoj pri Reqeuest Loko.
Plej multaj lokoj estas feliĉaj provizi takson por ebla seminario. La gastigado aŭ venda kontakto bezonos la jenan BEO- informon:
- Ebla dato (j) por la evento
- Nombro de partoprenantoj
- Stilo de ĉambro-aranĝo (klasĉambro, u-formo, ktp.)
- Tempo de la evento (koncernu instalinstrukciojn / malŝpari malsupren)
- Manĝaĵoj kaj trinkaj postuloj
- A / V bezonoj (inkluzive ekranoj, bildoj, ktp)
- Salono instalinstrukciojn
Konsilo: Iru teknikiston de A / V dediĉita al via evento de la hotelo.
05 - Konfirmu kaj / aŭ Evoluigu la Agendon
Ĝi estas kritika por la eventopilisto labori proksime kun la eventa organizanto / gastiganto, ĉar la evento-tagordo ofte ŝanĝos de la komenca konversacio ĝis la reala tago de la evento. La agentejo devas esti preta por ĝustigi la planon kaj labori mallarĝe kun la loko por certigi, ke ĉio funkcios suave.
06 - Konfirmu la BEO-Interkonsenton
Fojo kiun la planisto konas la celigitan nombron de asistantoj kaj loĝistikaj postuloj por la seminario, li aŭ ŝi devas certigi la eventan spacon kaj rilatajn postulojn. Plej multaj interkonsentoj devus permesi al la planisto ŝancon redukti / pliigi manĝaĵojn kaj trinkajn postulojn ĝis kelkaj tagoj antaŭ la evento. Tamen, multaj interkonsentoj kalkulos kiom ili permesos grupon redukti kvantojn, do taksi bone.
07 - Krei Eventon Konektoj kaj Materialoj
Ĉi tio estas ero, kiun iuj planistoj povas esti implikitaj, kvankam aliaj ne povas. Esence, iuj kunvenaj planistoj respondecas pri ĉiu el la sekvaj:
- Kreante eventajn invitojn
- Presita agendo kaj alia materialo
- Sekurecaj donacoj / rafoj
- Gravuraj nomoj
- Sendaj eventaj subskribo kaj ekranoj
08 - Labori Tre kun Okaza Gastiganto por Fini Logistikon
Antaŭ la evento, ekzistas kelkaj gravaj paŝoj, kiujn plenumis kunveno antaŭ la evento. Ĉi tio inkluzivas konfirmi la jenajn:
- Eventaj parolantoj
- Eventaj A / V postuloj
- Okazaĵo de partoprenanto
- Gastigaj roloj kaj respondecoj
- Eventaj materialoj bezonas (kontrolu plurajn fojojn)
09 - Eventa Agordo
Estu certe permesi tempon en la agordo de BEO por evento-aranĝo , kaj ĝi rekomendas alveni proksimume du horojn antaŭ la evento.
Konsilo: Se la seminario estas planita matene, petu la kontaktan vendon por permesi vian grupon starigi la antaŭan nokton (sed ne lasu ion valora en publika loko).
Ĉiuj eventaj materialoj, biletoj, signoj, ekranoj, donacoj, registraj tabloj , nomumaj insignoj kaj pli devas esti preta por la evento.
Averto: Parolantoj kelkfoje ŝanĝas diapozitivojn la antaŭan nokton kaj provizas novajn prezentojn, kiuj devas esti aldonitaj al la potenca punkto 10 minutoj antaŭ la evento.
10 - Eventa Ekzekuto
Post kiam vi preparis, estas tempo por la seminario. Atendu la jenajn:
- Iuj partoprenantoj ĉiam alvenos frue.
- Iuj partoprenantoj ĉiam alvenos malfrue.
- Ofte estas ia teknika glitch.