Kelkaj eventaj planistoj sentas senton de helpo ĉe ĉi tiu etapo, finfine estante rekonitaj aŭ reklamitaj en pli plenumajn rolon por iliaj kontribuoj.
Sed en multaj kazoj, ne sufiĉas simple plani kaj ekzekuti grandan komercan eventon. Komercaj eventoj estas plej ofte rigardataj kiel investo por donita celo, kaj eventaj planistoj devus kompreni kiel mezuri la valoron de iliaj programoj.
La mezurado de eventoj por reveno pri investado (ROI) aŭ reveno al objektivoj (ROO) povas esti nova teritorio por iuj planistoj, sed ĝi estas la tipo de penado, kiu helpos plilongigi ilian partoprenon kaj ĝeneralan kontribuon al organizo, klarigas Tony Lorenz, iama CMM, prezidanto de Chicago-bazita ProActive, Inc., Freeman Company. ProActive estas strategia kaj eventa agentejo, kiu enfokusigas al spertaj merkataj servoj. Lorenz nun estas CEO ĉe AlliedPRA.
Bazaj Bazaj Eventoj
Plej multaj profesiaj eventoj rekonas, ke la mezurado de iliaj programoj varias de organizo al organizo. Unu kialo por tio estas, ke la komercaj modeloj estas vaste malsamaj inter korporacioj, asocioj, neprofitoj kaj aliaj.
Do, kiaj estas iuj manieroj, ke atendantoj planas siajn eventojn?
Se eventuala profesio funkcias sur la financa flanko de organizo, li aŭ ŝi povas atendi mezuri la eventon bazitan sur financaj ŝparadoj. Ekzemple, kio estas la totala intertrapa ŝparado por hoteloj, ĉambro, gastigado, ktp?
Se profesia evento funkcias sur la komerca flanko de organizo, li aŭ ŝi povas atendi mezuri la eventon bazitan en la kontribuo de la programo al la ĝenerala komerca plano. Ekzemple, organizado de seminario kiel parto de ĝenerala produkta ĵeto kiu implikas multoblajn komercajn unuojn.
Kaj preskaŭ ĉiuj eventaj planistoj prenos maltrankviligan rigardon pri kio fariĝis bone kaj kio povus plibonigi en la estonteco. Ĉu la evento venis ene de buĝeto ? Ĉu la kliento plaĉis pri la rezulto?
Kaj dum ĉiu aliro certe estas valida formo de mezuro, ili emas fokusigi nur mezurojn ĉe plej taktikaj niveloj. Okazaj profesiuloj hodiaŭ devus serĉi establi manierojn fari siajn eventajn kontribuojn multe pli strategiaj.
Strategia Okaza Mezuro
Lorenz klarigas, ke la renkontiĝo ROI povas esti vidata en du malsamaj dimensioj: ĉe la organizo kaj partoprenantoj:
- La organizo povas vidi ROI per agregado de ĉiuj kostoj kaj komparante ĉi tion al valoro taksita de la organizo. Kaj tiam determinas la financajn profitojn de la evento. Organiza nivelo kaj ĉe partoprenanta nivelo.
- ROI ĉe la partoprenanta nivelo povas esti mezurita ĉe individua nivelo kaj taksas la valoron laŭparte.
ProActive konsilas al klientoj sekvi strategian, krea procezo por efiki eventojn, kaj Lorenz rekomendas centri en mezuri sintenojn. Ĝi estas aparte efika por grandskalaj eventoj:
- Malkovro. Malkovro devus okazi frue en la procezo por ke planistoj povu okupi ŝlosilpartojn por finfine difini renkontiĝojn, parolantojn, ktp. Planistoj devas okupi ĉefajn koncernatojn, kiuj povas difini strategiajn celojn por la organizo, kiu gastigas la eventon kaj la kunvenantojn. Ĝi povas esti atingita petante ilin kompletigi mallongan, ses al ok malfermitajn demandojn.
- Antaŭ-Eventa Enketo. Ĉi tiu estas la tempo, kiam la kunveno aŭ eventprogramo povas difini iujn kvantigeblajn mezurojn por ROI kaj ROO. Enketu larĝan specimenon de invititoj por identigi siajn temojn, zorgojn kaj bezonojn en multaj niveloj. Ĉi tio helpos al la planisto difini mezuradajn referencojn por renkonti asistantojn.
- Antaŭ-Kunveno Core-7 Baseline. Ĉi tiu paŝo donas mezuron al la psikologiaj kaj kondutaj perceptoj de la kunveno de la kunveno pri la eroj identigitaj dum malkovro.
- Scio / kompreno ("Mi scias")
- Opinioj / perceptoj / kredoj ("mi konsentas")
- Sentoj / sintenoj ("Mi volas")
- Kapablecoj / kapabloj ("Mi povas")
- Intencoj / devontigo ("Mi volas")
- Kondutoj ("mi faras")
- Komercaj rezultoj / trafoj - ROI ("Mi transdonas valoron")
- Kunveno Dezajno. Kun kompreno de interesaj objektivoj kaj atentaj perceptoj, planistoj nun povas difini ŝlosilajn objektivojn por la kunveno mem kaj kiel tiuj mesaĝoj estos prezentitaj. Kiajn prezentojn? Ĉu la programo inkluzivas interagajn laborejojn? Ĉu komerca etaĝo estos utila por edukado de asistantoj? Kiujn ilojn vi uzos por transdoni kaj plifortigi vian mesaĝon? Kiu devus servi kiel parolantoj?
- Tenu la Kunvenon aŭ Eventon.
- Afiŝu-Eventa Enketo / Benkmarkoj. Post la evento, estas grave mezuri kiel bone la programo transdonita sur tiuj punktoj difinitaj bazitaj sur la rezultoj de la malkovro kaj antaŭ-eventa enketo. Ĉu la programo rezultigis ŝanĝojn en sintenoj, perceptoj, kredoj, ktp. Ĉu asistantoj agas pri tiuj ŝanĝoj?
- Sekvanta Komercan Efikon. Strategia mezuro postulas fokuson sur la longdaŭra efiko pri kunvenado de partoprenantoj. Ĉi tio ankaŭ estas bona tempo determini la financan kaj ne-financan efikon de la programo.
Sugestoj por Optimumigi la Mezurigan Procezon de Estraro
Lorenz proponas ses gvidliniojn por helpi renkonti planistojn por plibonigi sian revenon sur eventoj:
- Apliki antaŭ-kunvenon / antaŭ-kunvenan procezon.
- Mezuri psikologiajn, kondutajn kaj financajn dimensiojn.
- Uzu ROI-mezuron por grandaj, gravaj kunvenoj
- Mezuri kaj spuri jaron al jaraj rezultoj.
- Starigi profesiajn normojn kaj personajn kapablojn.
- Plibonigi tra la tempo
Sugestoj por Mezuri Plej malgrandajn Grandajn Eventojn
Certe, formala mezurado por individua programo estos utila por grandaj, multekostaj eventoj. Sed pri la resto de la komercaj eventoj planitaj dum la tuta jaro - ĉu eblas apliki eventajn mezurojn al la centoj da pli malgrandaj eventoj planitaj dum la tuta jaro?
Kompreneble.
Lorenz sugestas, ke organizoj identigas kvin aŭ ses kritikajn demandojn , kritikajn al la organizo. Tiam mezuru la diversajn eventojn por determini ĉu la serio de eventoj faris psikologian, kondutan aŭ financan efikon.
Aldonu la rezultojn. Ekzemple, se organizo tenas 30 similajn okazaĵojn dum la tuta jaro en malsamaj merkatoj kun similaj punktoj, ĉi tio certe povas provizi kvalitajn kaj kvantajn mezurojn.
"Izolu la sukceson kaj konstruajn mezurojn de tie," konsilas Lorenz.
Ŝlosilaj koncernatoj en la organizo havos la definitivan vorton pri kiom efike tiuj tiuj engaĝitaj en evento aŭ serio de eventoj determinos kiom da kredito devas esti donita al tiuj, kiuj helpis plani la eventojn.