Kio se vi konsideras vin mem tre organizita kaj vi jam uzas listliston kiam vi planas eventon, sed renkontis situaciojn, kie vi eksciis (tro malfrue), ke vi malhelpis iun gravan detalon. Kie vi iris malbone?
Ĉiu evento postulas eventualan kontroleton desegnitan kun tiu speciala evento en menso kaj adaptita al la individuaj eventaj specifoj. Do ĉiu eventa planado-listo estas malsama. Tamen, ekzistas kvin eroj, kiujn vi devas havi en via eventa planado-listo, sendepende, se vi planas malgrandan naskiĝtagon aŭ grandan kompanian funkcion.
Subskribi Eventajn Kontraktojn
Ĉi tio eble ŝajnas preterlasi, sed certiĝu, ke vi subskribu - kaj ricevu subskribitajn kopiojn kiel rezulto - ĉiujn kontraktojn, kiujn vi bezonas por via evento. Ĉi tio inkluzivas eventajn kontraktojn kun la kliento, ejo, vendistoj, hoteloj, entretenimiento ktp. Firma manpremado estas bela maniero fari komercon, sed ne la maniero por certigi la kontraktadon de iuj vendistoj kaj ne la maniero fari labori por kliento .
Ricevu ĉion skribe kaj ne faru neniun laboron aŭ pasigu tempon pri planado de via evento ĝis ĉio dokumentado subskribis kaj transdonos. Se vi estas eventista planisto, kiu bezonas eventan kontrakton por viaj eventaj servoj, klaku ĉi tie.
Konfirmu la Eventon Dato kaj Tempo
Vi estas genuoj profunde en la planoj por ĉi tiu evento.
Kiel povus iu ajn ricevi la daton malĝusta? Vendistoj ofte havas aliajn komercojn. Klientoj povas konsenti daton kaj tempon por la evento kaj tiam simple forgesu sciigi vin pri la ŝanĝo en planoj. Antaŭ ol vi komencos plani vian eventon, duobligu la daton kaj komencu kaj finu la tempon kaj ricevas ĉi tion skribe do ĉiuj estas en la sama paĝo.
Aldonu Aldonan Helpo
Ne subtaksu la valoron de havi plian helpon en la tago de via evento. Ĉiam estas io, kio bezonas tendenci kaj plej multaj eventaj planistoj jam tro okupas kurante la eventon por dediĉi sian atenton al situacioj kiuj leviĝas. Kontrakti plian helpon estas grava paŝo, kiu ofte preterlasas ĝis eble eble tro malfrue kontraktos la plej bonan eventon por la laboro. Ne solvu por restoj kiam temas pri kontraktado de eventa dungitaro. Metu ĉi tiun eron en via eventa kontrolo kaj sekurigu la plej bonan dungitaron kun la sperto, kiun vi bezonas, kiu konvenas vian eventon buĝeton.
Konduku Vian Piediron
Nenio komparas rigardi ion en via menso tute kiel sperti ĝin unue. Realigi promenadon de la eventa retejo kun via kliento kaj vendistoj estas maltrankviliga paŝo en la eventprocezo.
Ĝi prezentas ŝancon por fari demandojn, prizorgi koncernojn kaj veni al interkonsento pri ĉambro, decido, lokigo de registrado kaj ĝenerala fluo de la evento. Oftaj fojoj, eĉ kiam ni pensas, ke ni komunikas klare, nia vizio de io estas tre kontraste al tio, kion iu alia vidas laŭ nia priskribo. Prenu la fizikan spacon dum la planoj, do ne surprizas la tagon.
Inkluzivi Memorojn al Sekvado
En la ideala mondo, rakontante al iu iam sufiĉus certigi la laboron. Bedaŭrinde, la reala laborema mondo ne funkcias tiel aŭ almenaŭ ne la komercan eventoplanadon. Kun tiom da detaloj por administri kaj multoblaj ludantoj okupitaj ĉe diversaj stadioj de la evento, estas facile por io perdiĝi.
Do, kiam vi disvolvi vian eventoplankontrolon por konservi vin organizita kaj en horaro, inkluzivu rememorigiloj por certaj sekvoj. Ekzemple, se vi parolis kun la provizanto pri menuaj ideoj, inkluzivu eron en via eventa planado-listo, kiu legas: "Sekvu kun la provizanto pri proponita menuo" kaj "Horaro gustumado kun la provizanto." En eventoplanado, ne ekzistas tia konfirmado de io tro multe.