Tamen, dum eventplanado estas maltrankviliga se vi volas ke la evento iru glaste, vi ankaŭ volas rezultojn el ĉiuj viaj penoj.
Tial via organizo devus varbi "gastan komitaton".
Kio estas gastiganta komitato?
"Gastiga komitato" estas malsama de tradicia eventa komitato. Anstataŭ homoj, kiuj aktive planas, planas aŭ starigas la tagojn aŭ vesperojn, la gastiga komitato estas teamo kiu uzas siajn retojn por certigi, ke la evento estas sukceso. Iuj gastigaj komitatanoj povas elekti:
- Kuraĝigu siajn amikojn, familiojn aŭ kolegojn por aĉeti biletojn
- Kolekti aŭkciojn de lokaj komercoj
- Faru kontraktajn ligilojn por pordoj-premioj aŭ eventa gastigado
Kompreneble, estas multe da manieroj, gastiganta komitato povas pli bonan ol iam ajn fari viajn bonajn eventojn . Pensu pri gastiganta komitato kiel la vera gastiganto de festo; iu, kiu invitas la plej bonajn gastojn, scias, ke alvoku manĝaĵon aŭ ornamon kaj povas konekti vin kun homoj, kiuj plenumas la eventon.
Ĉar gastiganta komitato povas pliigi la financojn ricevitajn ĉe evento aŭ akiri pli da amaskomunikila atento, trovante kaj varbado de la rajtoj estas esenca.
Kiu elektu por via gastiganta komitato
Vere utila gastiganta komitato ne inkluzivas pagitajn merkatojn aŭ eventajn planistojn. Anstataŭe, ili devas esti tre kontraktitaj membroj de via ekzistanta teamo, donacienco aŭ volontuloj kun rilatoj kaj la volo atingi.
Via gastiga komitato povas varii de nur kelkaj homoj ĝis dekduoj.
La pli da homoj en via komitato, pli efike ili povas kolektigi la sukceson de via evento.
Vi povas trovi gastigajn komitatojn preskaŭ ie ajn, inkluzive de:
- Estraro aŭ prezidanto en via organizaĵo
- Volontuloj, kiuj tre multe okupas la komunumon
- Donacanto, kiu havas ligojn al lokaj entreprenoj
- Donacanto aŭ estraro, kiu havas ampleksajn kontaktojn en via ideala donanto-demografio
- Volontuloj, kiuj konas vendistojn aŭ lokajn mastrojn
- Lokaj aŭ naciaj famuloj, kiuj ofte defendas vian aferon
Unufoje vi lokas individuojn, kiujn vi volas kunigi al via gastiganta komitato; estas tempo varbi ilin.
Kiel varbi gastigan komitaton
Serĉu kaj konekti kun individuoj, kiuj farus bonegajn gastigajn membrojn. Tamen, ne nur petu iun esti ĉe gastiganta komitato. Formala invito estas la plej bona maniero por varbi komitatojn.
En gastiga komitato invito, estas grave inkluzivi:
- Kompleta informo pri la evento kaj via organizo (dato kaj loko)
- Informoj pri la celo de la evento (kolektado por specifa kaŭzo)
- Ekzemploj de kiel gastiganta komitato-membro povus kontribui
- Dato por respondi aŭ konekti kun via teamo
- "Antaŭita" dankon pro lasante ilin scii, ke vi emocias inviti ilin
- Via nomo / kontakta persono kaj kontakta informo
Certiĝu, ke potencaj membroj scias, ke ilia partopreno estos agnoskita kaj estimata kaj ke ili povas signifi efikon per aliĝado.
Se vi estas scivolanta kiel redakti vian gastigan komitatan inviton, ekzistas multaj ekzemploj en aliaj retejoj senprofitaj. Se vi serĉas facilan ŝablonon, kopiu kaj peku la ŝablonon sube kaj enmetu vian informon en ĉiu el la krampoj.
[Dato]
Kara [Enmetu Nomo]:
Mi skribas por sciigi vin pri ekscita evento, ke [Via Organiza Nomo] planas [Monaton] en [Enmetu Urbon].
En [Monato + Jaro (se malsama ol la nuna)], [Organizo] alportas la [Event Name] al [Urbo] pliigi konscion pri [kaŭzo / socia problemo / problemo de via organizo-adresoj] kaj konstrui subtenon por [ programoj / iniciatoj / penoj].
[Aldonu gravan informon pri la evento / celo / temo].
La evento okazos en [Urbo] ĉe [Event Event (se vi havas ĝin)] en [dato kaj tempo].
[Unua Nomo], ni amus vian helpon por fari ĉi tiun eventon - kaj aliaj kiel ĝi - sukcesas. Se vi ŝatus esti parto de ĉi tiu evento, kaj ankaŭ estontaj eventoj, ni estus plej dankemaj, se vi akceptus ĉi tiun formalan inviton por esti parto de nia gastuma komitato.
Estas kelkaj simplaj manieroj engaĝi:
- Kunhavigu vian nomon, aŭ la nomon de via organizo, kiel membro de nia gastiga komitato
- Invitu viajn kolegojn, amikojn kaj najbarojn por aĉeti [tablon / bileton] al nia evento (j)
- Aliĝu al ni por la evento
- [Enmetu specifan peton surbaze de la staranta persono, ligoj.]
Ni ankaŭ amus ĝin, se vi konsideras gastigi vian propran tablon kaj inviti amikojn kaj kolegojn vespere de amuzo. Via sindona subteno helpos nin disvastigi la vorton pri [kaŭzo] kaj vere efiki.
Membro de [Organizo] kontaktos vin ene de la [Enmetu tempon] por diskuti la detalojn de nia gastiganta komitato kaj diskuti vian partoprenon, ĉu vi interesiĝas.
Ni atendas labori kun vi por sukcesi [Event Name] kaj futuraj eventoj! Dankon pro via sindona konsidero kaj subteno.
Sincere,
[Via nomo]
[Pozicio en Organizo]
[Nomo de organizo]
[Kontakto nombro]
Post kiam vi rekrutis vian gastigan komitaton
Post kiam vi invitis viajn elektitajn komitatojn, vi ricevos iujn leĝajn aŭ alvokojn. Tamen, antaŭ ol vi eniros la detalojn pri la evento aŭ kion vi ŝatus fari, planu mallongan kunvenon kun la komitato. Sen peti ion ajn de ili, lasu ilin:
- Konatiĝu unu al la alia
- Diskuti kiel ili estas okupitaj en via organizo
- Reviziaj materialoj aŭ prezentoj pri via kaŭzo / laboro
- Pripensu ideojn pri kiel ili ŝatus kontribui
De tie vi povas sciigi al vi viajn celojn de enspezo, kaj kiel vi ŝatus vidi ilin labori kune (invitante kontaktojn aŭ eliri por aŭkcioj). Ili ankaŭ povas dividi en "subkomitatoj" se vi havas grandan grupon
Kompreneble, ĝi ne estas la laboro de la gastiganta komitato sole por plani kaj ekzekuti vian eventon. Gastiganta komitato devus labori kun viaj volontuloj aŭ eventa plankomitato por vendi biletojn, certigi, ke novaj eventaj sponsoradoj estas postulataj, aŭkcioj estas abundaj, kaj ke la nokto estos sukceso por la asistantoj.
Rekonante la klopodojn de via gastiganta komitato
Kiam la evento finiĝis, viaj gastigaj komitatanoj devus esti kelkaj el la unuaj homoj, kiujn vi dankas, ambaŭ ĉe la evento kaj kun skribita dankon la sekvantan tagon. Ju pli vi okupos vian gastigatan komitaton, kiom pli ili volos gastigi en la estonteco.
Trovu la homojn ene de via organizaĵo aŭ komunumo, kiu povus helpi vin gastigi vian sekvan eventon. Ili povus fari grandan diferencon en la kvanto da mono kiun vi levas kaj la programojn, kiujn vi povas subteni.