Kion Vi Devas Scii Eviti Klientan Konfuzon
Ĝi estas same frustra por akvumaj profesiuloj alfrontitaj al klientoj kiuj malkomprenas la servojn ofertitajn.
"Eventa administrado" kaj "eventplanado" ofte estas ĵetitaj ĉirkaŭe interŝanĝeble kvankam ili estas du tre malsamaj aferoj. Tre simple, planado kaj administrado ne estas la samaj. Dum la lertaj aroj de ĉi tiuj du funkcioj faras translokiĝi, ili estas du apartaj funkcioj. Ĝi kreas problemojn por tiuj, kiuj traktas klientojn, kiuj erare pensas, ke ili bezonas eventan administranton, kiam tio, kion ili bezonas, estas eventuala planisto. Kaj por tiuj klientoj, kiuj estas sub la impreso, ke ĉiuj eventaj administrantoj ankaŭ manipulas eventan planadon. Do ni liberigu la konfuzon ĉar gravas, ke vi kaj viaj klientoj havas la saman komprenon.
Eventa Planado
Komencu kun eventoplanado . La ŝlosila operativa vorto ĉi tie planas . Ĉiuj eventoj - de bridal pluvoj ĝis mejloĝkreskaj festoj al grandaj kompaniaj kunvenoj - komenciĝas kun plano de ia speco.
La komencaj diskutoj kun klientoj pri eventaj ideoj, temoj, dezirindaj datoj kaj buĝetaj gvidlinioj estas ĉiuj partoj de la eventprocezo.
Eventaj planoj komenciĝas komence , de la unuaj fruaj etapoj de koncepto kaj daŭras la tutan vojon ĝis la reala okazaĵo okazas. Kaj, honeste, dum kelkaj semajnoj post la evento, kiel eventaj planistoj envolvas detalojn kaj manipulas sekvajn erojn.
Eventaj planoj okupas laborante proksime kun la kliento por desegni eventon, kiu reflektas la vizion de la kliento de la kunveno kaj renkontas la objektivon de la evento. Klientoj, kiuj kontraktas eventon-planiston, kontraktas iun por plani ĉiujn aspektojn de la evento, inkluzive de la rilataj detaloj kaj agoj, kaj por vidi tiun eventon ĝis ĝia finaĵo.
Eventaj planadaj respondecoj povas inkluzivi sed ne estas limigitaj al:
- elektante ĝeneralan temon por la evento
- disvolvante buĝeton
- elektante ejo
- negocante kontraktojn de hotelo
- kontraktante ekster vendistoj
- planante la menuon
- kontraktante al caterer
- organizante gastajn parolantojn aŭ entretenojn
- transportado kunordigita
- elektante la kolorkemon
- disvolvante invitojn
Eventa planado estas ĉio, kio okazas en kunmeti eventon. Ĉi tiu funkcio falas sub la pli granda pluvombrelo de eventa administrado.
Eventa Direktado
Ĉiu speco de evento estas farita de multaj partoj, kiuj persvadas kune kiel pecojn de enigmo. Ĉiuj tiuj pecoj finfine kunvenas por krei eventon. Sukcesaj eventoj ĉiuj ĉi tiuj rilatigitaj pecoj kunvenas ĉe la ĝusta tempo kaj la ĝusta loko, glate kaj efike kaj laŭ plano. Ĉi tiu procezo nomas eventa administrado. Ĝi estas, en simplaj terminoj, projektadministrado de la evento mem.
Eventa administrado okupas krei, kunordigi kaj administri ĉiujn malsamajn erojn de evento same kiel la teamojn de homoj respondecaj por ĉiu aspekto. Iuj aspektoj de eventa administrado povas inkluzivi sed ne estas limigitaj al:
- rezervante lokon por evento
- kunordigante eksterlandajn vendistojn
- disvolvante planon de parkado
- desegnante kriz-kontingency-planojn
- certigante plenumon kun sano kaj sekurecaj normoj
- administra respondeca respondeco pri ĉiu funkcio
- Kontroli ekzekuton de evento
- Monitorado de la evento
- Solvanta eventajn situaciojn sur ejo
Eventaj Administrantoj kaj Eventaj Planistoj Laboro kune
Difinanta ĉi tiujn du funkciojn estas defias ĉar, ne nur ili estas proksime rilatigitaj, la respondecoj ofte kunmetas. Individuaj eventaj planistoj povas oferti eventajn administradajn servojn, kaj eventaj administrantoj povas ankaŭ oferti eventan planadon.
Ĉio dependas de la individua planisto aŭ korporacia administracia teamo, la ejo, kaj la evento mem.
Gravas kompreni la diferencojn inter la du kaj determini, kiujn servoj vi provizos. Ekzemple; Se vi ofertas eventajn planajn servojn por grandskala evento, vi laboros kun eventa administranto, kiu kunordigos viajn servojn kun tiuj de la administra administranto, la aŭdovida teamo, ktp. Difini vian rolon kaj la servojn, kiujn vi donos kaj klare komunikos Ĉi tiuj al prosperaj klientoj eviti ajnan konfuzon dum la planado.