Estu la Estro
Plej multaj eventoj estas kunlaboro inter pluraj malsamaj fakoj, sed ĉe la fino de la tago devas esti unu gvidanto por kontroli la tutan produktadon. Ĉiu persono sur la teamo devas koncentriĝi pri sia fako kaj kompreni la gravecon de siaj limoj. Identigu vin kiel la ĉefa planisto de la komenco de la projekto. Klarigu al viaj kunlaborantoj la gravecon de informa fluo kaj ilustru kio okazas kiam protokoloj estas ignoritaj. Pro tio ke neniu volas esti respondeca pri kreado de afero, klarigu la regulojn pri interna dialogo en la unua tago.
Organizi Komitatojn
La celo ĉi tie estas al duaj laboristoj kies respondecoj interrompas de iu maniero. Ekzemple, la fako pri merkatado devas esti en la sama komitato, kiel la aŭdovida teamo, por certigi, ke ĉiuj grafikoj kaj logos montriĝas konvene. Krei teamojn, kiuj nature bezonas labori kune, forigos multajn redundajn retpoŝtojn, kiuj emas perdiĝi en la barajaĵo.
Elektu unu kontakton de ĉiu komitato por raporti al vi kun lastatempaj evoluoj.
Templimoj
Afiŝi limtempojn multe antaŭen reduktos strestajn nivelojn por ĉiuj partoprenataj. Vi povas plifortigi la valoron de viaj limtempoj per kreado de fluo-karto, kiu ilustras, kiel la laboro de ĉiu komitato estos uzata por alporti ĉion kune.
La oficistoj ĝenerale respondas pli bone kiam ili scias, ke alia fako atendas sian respondon. Kunhavigi ĉi tiun informon konservas la procezon travidebla kaj emfazas respondecon sen uzi negativan agon.
Konservi Ekzekutojn Informitajn
Unu el la plej grandaj eraroj kiujn vi povas fari estas labori malantaŭ la scenoj ĝis vi pretas prezenti ideojn al viaj plenumaj gvidantoj. Malofte, se iam ajn, ĉu vi iros en sian oficon kaj foriros sen devi ŝanĝi iun aspekton de via evento. Savu vin ĉi tiun frustradon per kunvole kunveno kun ili ĉe regulaj intervaloj dum la planprocezo. Estas multe pli facile fari ŝanĝojn en la mezo de via projekto kontraŭe al rondveturo ĉe la fino.
Kontakti Viajn Vendistojn
Alia ŝajne senkulpa eraro, kiu povas okazi, estas malĉefaj konektoj kun vendistoj . Ĝi okazas kiam kunlaboranto prenas la iniciaton kontakti vendiston rekte por dividi planajn detalojn, kiujn vi ne scias. La rezulto de ĉi tiuj flanka konversacioj povas havi grandan efikon sur kiel la evento kunvenas. La sola maniero por antaŭvidi ĉi tion restriktas vian vendiston prenante ordojn de aliaj dungitoj. Vi eble ŝajnas malmola, sed vi multe dormos, sciante, ke ĉiuj informoj fluas tra vi.
Proactivaj ĝisdatigoj
Estante la ĉefa planisto por evento postulas, ke vi dividu tiom da informo, kiel vi ricevas. Konservu mastruman dokumenton, kiu priskribas la detalojn de la evento, kaj sendu ĉiusemajn ĝisdatigojn al ĉiuj membroj de viaj komitatoj. Konservu viajn komunikojn mallongajn kaj al la punkto. Vi volas, ke ĉiuj legu la notojn en via semajna retpoŝta ĝisdatigo, sed se vi senŝanĝiĝos senĉese, vi rapide perdos sian atenton.
Administri la informan fluon de viaj eventoj postulas la samajn procedurojn kiel interdepartmentaj komunikadoj. Konservu ĉiujn pri siaj respondecoj, kaj kunhavigas gravajn ĝisdatigojn kun ĉiuj partoj. La kritika diferenco estas, ke vi estas la CEO de la projekto. Via rolo estas administri ĉiujn detalojn, kiuj eniras kaj tradukas ilin en dividitan vizion, kiu plenumas la bezonojn de ĉiu fako.
La fundamento por sukceso certigas, ke ĉiuj informoj fluas en la sama direkto.