La Komerca Etiketo de Voĉaj Poŝtaj Salutoj
Voĉaj salutoj estas simplaj aferoj, kaj en komerco, ili povas ŝajni neimageblaj. Tamen, voĉa poŝto-saluto multe ludas kun klientoj kaj asociuloj - pensu pri kiom ofte vi ne povas preni telefonvokon ĉar vi estas sur alia linio, for de via skribotablo aŭ el la oficejo. Pensu, kiom ofte vi aŭdis voĉan poŝton saluton alvokante kunlaborantojn, kolegojn kaj aliajn komercajn kontaktojn.
Voĉaj retpoŝtaj salutoj agordas tono pri kiel gvidantoj perceptos vin kaj vian kompanion kaj estas subtilaj kaj facilaj manieroj por subteni pozitivajn komercajn rilatojn. Ĝisdataj mesaĝoj mallongaj kaj al la plej bona punkto. Kaj ne rapidu per via mesaĝo. Estu eficiente sed malstreĉita kaj prenu vian tempon.
01 - Mallonga, Upbeat Greeting
02 - Via Nomo
Subskribu vian plenan nomon klare kaj prononci ĉiun silabon, do la vokanto scias, ke ili atingis la personon, kiun ili atendis kaj do ili volas skribi vian nomon, se ili deziras. Se vi havas longan nomon, malrapidu, do via vokanto povas aŭdi ĝin.
03 - Via Nomo de Nomo kaj / aŭ Nomo Nomo
Prezentante vian nomon de kompanio kaj via fako lasos la alvokanton scii, ke ili atingis la ĝustan lokon - precipe se ili trairis serion de aŭtomataj asistantoj aŭ telefonistema dosierujo de dungitoj aŭ fakoj. Ĉi tio estas precipe grava por eksterlandaj voĉaj mesaĝoj . Eblas preterlasi internajn alvokojn.
04 - Rakonto, ke Vi Ne Eblas Preni Vokon
Mallonga deklaro (kelkaj homoj kiel ekskuzo en la komunikaĵo), ke vi ne kapablas preni ilian alvokon, estas norma kaj movas la alvokanton rapide al informoj pri kiam vi povas reveni al ili kaj la plej grava mesaĝo bopas.
05 - Invito por Lasi Mesaĝon
Invitu la alvokanton forlasi al vi detalan mesaĝon.
06 - Kiam Vi Reiros Vian Vokon
Se via politiko devas reveni alvokoj je la fino de la tago, diru al via alvokanto tion. Se ne ekzistas politiko, proponu al la vokanto taksadon de kiam vi redonos sian alvokon. Se vi estas for de la oficejo dum semajno, lasu ilin scii tion ankaŭ.
07 - Provizu Kontakto por Tuja Helpo
Neniu ŝatas esti kaptita en "voĉa poŝto malliberejo", atendante respondon sen aliaj opcioj. Se estas iu, la alvokanto povas kontakti tujan helpon, provizi informojn pri kiel kontakti tiun personon.
08 - Konservu Saluton Daŭro Mallonga
Konservu ĝin mallongaj: 20 ĝis 25 sekundoj maksimuma. Homoj estas okupataj kaj ne ŝatas malŝpari tempon.
09 - Eviti Donanta Ekstere Multe da Informoj
Provizu viajn alvokatojn kun nur la informoj, kiujn ili bezonas lasi al vi mesaĝon aŭ kontakti vin.