Aldone al bazaj oficejaj funkcioj, la administra helpanto kaj plenuma sekretario estas ankaŭ respondeca pri skribado aŭ preparado de raportoj, organizado kaj planado de kunvenoj, revizante venontajn mesaĝojn por determini ilian signifon, prepari agendojn por tablokunkontiĝoj, farante vojaĝajn aranĝojn, kompilante renkontiĝojn. esplorado, preparado de korespondado, kaj supervisado kaj trejnado de junaj nivelaj oficiroj.
Ĉi tiuj roloj eble postulas malsamajn nivelojn de sperto kaj havas iujn el ĉi tiuj similaj titoloj:
- Asistanto Administrativa de nivelo de eniro
- Asistanto Administrativo
- Senior Administra Asistanto
- Plenuma Sekretario
- Ĉefministra Sekretario
- Oficeja Direktisto
- Senior Office Manager
Noto: Juraj kaj kuracaj asistantoj estas sufiĉe malsamaj kaj postulas specialan trejnadon postulata en la profesio, en kiu ili laboras.
Diferencoj inter Administrantaj Asistantoj kaj Plenumaj Sekretarioj
La roloj de plenumaj sekretarioj kaj administraj helpantoj havas konsiderindan kunmeton, kaj la diferencoj en la roloj povas varii laŭ organizo. En iuj kazoj, la plenuma sekretario temas pri pli administraj devoj por direktisto aŭ ekzekutivoj, kiel kunvenado de programado, vojaĝado, manipulado de skribaj komunikadoj kaj eĉ librotenado. Administra helpanto povas koncentriĝi pri pli komercaj operacioj kaj okupi pli da ĉefega rolo en iuj kapabloj, kreante agendojn por kunvenoj aŭ konferencoj, administri buĝetojn kaj pritraktadon de vendistoj.
Administrantaj helpantoj povas esti devigataj havi pli specialigitan edukadon en iuj kazoj, kie administri komercajn operaciojn estas kritika.
Kerna Ijob Kapabloj
Ambaŭ plenumaj sekretarioj kaj administraj helpantoj havas kerna aro de laborpunkcioj, kiuj estas esencaj en ĉia rolo. Ĉi tiuj inkluzivas esceptajn organizajn kapablojn, bonegan skribitan kaj parolajn komunikajn kapablojn, kaj ankaŭ fortan atenton pri detaloj kaj profesieco.
Ili devas posedi teknikan kapablecon kun oficejaj iloj, inkluzive de programaroj esencaj kiel Microsoft Word, Excel, kaj PowerPoint, kaj ankaŭ librumaj iloj kiel QuickBooks .
Administra Asistanto aŭ Plenuma Sekretario en Malgranda Oficejo
En malgranda oficejo, la respondecoj de administra helpanto aŭ plenuma sekretario kutime efektivigas diversan oficejon. Iuj laboroj efektive povas esti faritaj de la ekzekutivoj de la kompanio mem, kaj la administra asistanto aŭ plenuma sekretario-paperoj povas ampleksi pli grandan varion de respondecoj kiel bezonas en la pli malgranda organizaĵo.
Administra Asistanto aŭ Plenuma Sekretario en Meza Oficejo
Ĉar la grandeco de firmao pliigas, la bezonon de persono tre organizita kaj povas plenumi diversajn taskojn pliigas. Ĉi tio estas precipe vera por ekzekutivoj, kiuj kuras kompaniojn postulataj altajn nivelojn de konfidenco kaj integreco por la entrepreno realigita.
Administra Asistanto aŭ Plenuma Sekretario en Oficejo
Komune estas granda oficejo havi plurajn administrajn helpistojn kaj / aŭ plenumajn sekretarierojn. Ĉe tiu grandeco de ĉi tiu kompanio, kutime necesas havi oficeja administranto, kiu kunordigas la dungitaron, kiu servas la ekzekutivojn de la kompanio.
En iuj kazoj, administra helpanto akompanos la ekzekutivon pri longaj komercaj vojaĝoj por helpi kun kunvenoj, planado kaj aliaj gravaj organizaj taskoj.