Ekzistas kelkaj malsamaj kartaj programoj, iuj implicas nur la uzon de kompanioj-aprobitaj vendistoj, dum aliaj permesas al iu vendisto esti uzata.
La aĉetoj faritaj de dungito per aĉetaj kartoj estas ĝenerale malgrandaj kaj malaltaj. Multaj negativaj reagoj pri kontrataj kartaj programoj estas specife celitaj al la misuzo de la karto fare de dungitoj. Tamen, la profitoj de kontribuaj programoj estas multe pli grandaj ol la riskoj kaj kostoj okupitaj en funkciado de la programo.
Profitoj de Akcesaj Kartoj
La Usona Registaro trovis, ke aĉetoj sub $ 2500 nur konsistis el 2 procento de la ĝenerala registara elspezo, sed konsideras 85% ĉiujn aĉetojn. Ĉar la administraj kostoj de ĉi tiuj malgrandaj aĉetoj ofte superis la efektivan dolaron, la uzo de aĉetaj kartoj pliiĝis en multaj registaraj fakoj. Unu registara agentejo, la Departemento de Komerco, taksis, ke la uzo de aĉetaj kartoj savis ilin super $ 22 milionoj jare sur administraj kostoj kaj la redukto en aĉetado de prilaborado.
La uzo de la kartoj permesis aĉeti fakojn por koncentri siajn penadojn en la 15 procentojn de la tuta kontrakto, kiuj konsideras 98% de la tuta elspezo.
Implementado de Internaj Kontroloj
La misuzo de aĉetaj kartoj estas novaĵoj sed ofte ĉi tiuj misuzoj, precipe en Registaroj, kutime montras altan dolaran valoron, sed ofte malpli ol duonon de unu el la tuta elspezo.
Tamen misuzo okazas sed ĝi povas esti kontrolita per efektivigo de taŭgaj internaj kontroloj por malpliigi malŝparon kaj misuzon.
Forta administra direkto estas fundamenta por sukcesa karto-programo. Administrado devas klare difini, kion la permesitaj uzoj por la karto estas kaj difini, kaj postuli, iliajn sankciojn por pagi deliktivecon, fraŭdon kaj misuzon. Kompreneble, la registaraj proceduroj kaj rimedoj devas okazi por efektivigi la kontrolojn. Se ne ekzistas sufiĉaj rimedoj por prizorgi kaj trakti miajn misuzojn, tiam la misuzoj daŭrigos kaj pliiĝos, ĉar ĝia uzanto vidas la manko de devontigo en la programo.
Kiu akiras karton?
Alia negativa vidado en kartaj programoj estas, ke kompanioj opinias, ke ili devas doni kartojn al ĉiuj iliaj dungitoj, kiuj faras aĉetojn. Ĉi tio ne estas la kazo; Elsendita ricevkarto estas donita fidon. Firmao devas konfidi la uzanton de la karto ĉar ili fakte preterpasas la monon de la kompanio . Ekzistas procezo de aprobo en la loko, kie la oficistoj devas esti elektitaj, reviziitaj kaj aprobitaj. Se dungito havas malbonan krediton, ĉu oni devus doni al ili kompanion-aĉetkarton?
Impostaj Finaj Limoj
Kiel ajnan kreditkarton, devus esti kredito limo por la uzanto.
Kreditkartaj kompanioj donas alklavulojn limon bazitan sur ilia kapablo pagi. Por posedantoj de kartoj de aĉeto, kompanioj devus doni al la kartuloj limigan enspezon, kiu taŭgas al sia pozicio kaj ilia verŝajna elspezo. Ekzemple, persono uzata kiel IT-analizisto nur devas esti aĉetata por presi inko kaj malgranda komputila ekstercentraro, kiu povas nur plenumi kelkajn dolarojn jare. La enspezo limo por ĉi tiu oficisto devus pripensi ĉi tion kaj ne esti donita limigitan elspezan limon de $ 2500, kiuj povas esti donita al ĉiuj IT-staff. Elspezaj limoj devus esti reviziitaj per regula maniero, por ke taŭga nivelo estu donita al dungitoj bazitaj sur ilia reala elspezo.