Kiel malpliigi nenecesajn enspezojn
Tamen, ne multaj kompanioj konscias pri la plej bonaj manieroj pri kiel disvolviĝo uzi kreditkartajn politikojn. Multaj komercaj posedantoj ĉiam havas la deziron krei ĉi tiujn politikojn, sed mankas direkto pri kiel fari ĝin. Pro ĉi tio, ĉi tie estas viva priskribo pri kiel firmaoj povas efike krei dungitajn kartajn politikojn.
Respondecoj de la Kartokato
Se kompanio emas kreditkartojn al siaj dungitoj, oni devas starigi regulojn, kiuj regas la uzadon de la karto. La oficistoj devas esti respondecaj pri la sekureco de la karto kaj pri la privateco de iuj informoj rilatigitaj kun la kompanio. La oficistoj devas certigi, ke la karto estas konservata en sekura loko, la karto estas libera de fraŭdaj agadoj kaj la identiga nombro de la karto estas protektita. La firmao ankaŭ devas diri, ke la komerca kreditkarto estas nur limigita al esti uzita de la oficisto kaj ne iu alia individuo.
Spelling Out Elspezaj Limoj
La firmao devas regi regulojn, kiuj diktas pri agadoj aŭ transakcioj, kie la kreditkarto devas esti uzata.
Fakte, la enspezo devus esti limigita al la bezonoj de specifaj dungitoj. Ĉiu fako devas havi siajn proprajn enspezojn. Kiel kompanio, estas bone informi al ĉiu dungito pri la elspezaj limoj en la momento de emisión . Krome, ĉiu dungito ne devas superi ĉi tiun limon kaj, se oni faras, ili falos super la limoj.
Finfine, la kreditkartoj de la kompanio neniam uzu por kontanta mono.
Regula Uzado Raporto
Ĉiu firmao devas teni dungitojn respondecajn pri uzado de iu ajn kreditkarto. Ni diru, ke fine de ĉiu monato, ĉiu dungito devus prezenti detalan klarigon pri ĉiuj akuzoj, ricevoj kaj la dekstraj kontentaj kodoj. Ĉiu dungito devas certigi, ke ili aldonas la enspezajn ricevojn al la monata deklaro antaŭ ol submetiĝo al la kompanio por konfirmo. Ĉiuj ĉi tiuj devas esti faritaj tre tempo por eviti malfruajn pagojn. Do tiel certigos, ke la firmao kontrolas siajn monatajn elspezojn kun facileco kaj audado fariĝas pli simpla.
Ne Uzado de Kartoj Sur Individuaj Elspezoj
La firmao devas esti tre strikta pri la uzado de la dungita kreditkarto, ĉar neniu rajtas uzi ĝin por personaj enspezoj. En resumo, la uzado de la karto devus esti limigita al komercaj rilatoj. La difino de persona uzado, en ĉi tiu kazo, estas kosto ne rilatigita al la operacio de la komerco. La firmao devas esti tre malfacila al iu ajn dungito, kiu uzas la karton pri siaj propraj pagoj.
Uzado-Revizio
Se kompanio elsendas la kreditkartojn de dungitoj, oni rekomendas fari revizion de karto post specifa periodo.
La revizio de la karto devas esti farita de la tuja kontrolisto de la dungitoj kune kun membro de la kontado-fako de la kompanio. La kontrolisto de la oficisto devas certigi, ke la uzado de la karto limigas al tio, kion ĝi signifis. Aliflanke, la librotenado devas kontroli ĉu ĉiuj ricevoj kaj aliaj elspezaj dokumentoj prezentitaj de la oficisto estas aŭtentikaj.
Sekve, ĉiu firmao devas havi efikan kaj fidindan dungitkartan politikon por malhelpi misuzon de la karto fare de individuoj. Ĝi lokos kompanion en bona financa pozicio ĉar neniu oficisto malutiligos sian karton por personaj enspezoj. Same, la firmao devas certigi, ke tiel la kontrolisto kaj la kontado-sekcio komprenas ĉiujn aspektojn de la politiko.