Certiĝu, ke vi transdonu respekton al klientoj kaj aliaj alvokantoj
Voicemail fariĝis norma parto de ĉiu komerca klasa telefona sistemo . Ne nur scii kiel lasi profesian mesaĝmesaĝan mesaĝon reflektas pozitive sur via kompanio, ankaŭ gravas al via profesia bildo .
Ĉiu oficisto, kiu uzas la telefonon kiel parton de sia laboro, devus scii kiel lasi profesian telefonan mesaĝon. Jen kelkaj konsiloj por novaj aŭ nepertaj oficistoj forlasi la specojn de profesiaj kaj ĝentilaj telefonaj mesaĝoj, kiuj revenos.
01 - Pensu unue
02 - Enkonduku vin mem
Komencu ĉiun mesaĝan mesaĝon enkondukante vin mem, do la ricevanto scias, kiu vokas tuj. Ĝi devus inkluzivi vian plenan nomon kaj kompanio nomo. Ekzemplo: "Jen Jane Doe vokas de Kompanio X por Suzy Jones pri via konto." Certiĝu, ke vi scias, kiel vi prononcas la nomon de la persono, kiun vi nomas, vi ne volas insulti ilin antaŭ ol vi eĉ parolis kun ili.
03 - Parolu Malrapide
Parolu malrapide, do la persono ricevanta la mesaĝon povas aŭdi ĉiun vorton. Estas tre frustra kiam vi iros rekuperi mesaĝon nur por trovi, ke la alia persono parolas tro rapide por esti komprenata. Certiĝu, se vi lasos alvokon-numeron, vi ripetas ĝin dufoje, tiel ke la persono povas ŝalti ĝin.
04 - Parolu Klare
Parolu rekte en la buŝon de via telefono en klara kaj taŭge modula tono de voĉo. Ne tenu la telefonon inter via vango kaj ŝultro por ke la buŝo situu per via kolo; tio estas bone dum vi telefonas aŭ dum la telefono ruliĝas sur la alia fino, sed ne unufoje vi estas konektita.
05 - Konservu ĝin Mallonga
Vi ne devas lasi ĉiun detalon sur via mesaĝmesaĝo . Plej multaj komercaj telefonaj sistemoj havas unu al du-minuta tempo limo por mesaĝoj antaŭ ol fini la alvokon. Lasu mallongan resumon de la kialo por via alvoko kaj fermu per peto por alvoko.
06 - Finu Ĝi Profunde
Same kiel profesia komerca letero, finu donante vian kontaktan informon. Se vi estas nekonata kun vi aŭ povus esti malfacila meti vin, ripetu vian nomon kaj kompanio kune kun la plej bona maniero atingi vin. Se vi jam havas fortan laboran rilaton, vi eble ĉesos ripeti vian nomon, sed ankoraŭ nepre donu al ili la plej bonan nombron por voki vin, kaj kiom tempo vi estos disponebla.
07 - Malplenigis Vokon?
Se vi kredas, ke via mesaĝmesaĝo estis faligita de la sistemo de poŝtelefono antaŭ ol vi finiĝis, provu la alvokon denove kaj forpuŝu rakontante al la persono, ke vi kredas, ke via antaŭa mesaĝo eble estis faligita. Provu konservi ĝin mallonga; Vi ne volas renkontiĝi kiel pesto. Nur nomu vian nomon denove kaj forlasu vian numeron, kun saluto kiel "Mi nur volis certiĝi, ke vi ricevis mian mesaĝon, ĝi sonis kiel ni estis malkonektitaj. Dankon!"
08 - Praktiku kaj provu vin mem
Se vi ne scias aŭ sentas nervoza pri lasi komercajn mesaĝojn, kaj praktiku kun amiko aŭ kunulo. Lasu ilin montri mesaĝmesaĝon kaj demandu ilin por kritiko: Ĉu vi parolas tro rapide, aŭ ĉu alie vi malfacile komprenas? Eble valoras lasi vin voĉa poŝto por aŭskulti kiel vi sonas.