La du kaj ne volas uzi retpoŝton en komerco
Retpoŝto fariĝis tiel populara, ke, en iuj kazoj, homoj uzas ĝin pli ofte ol la telefonon. Ĉar la skribita vorto facile facile miskomprenas, komprenante taŭgan retpoŝton etiketon estas esenca en la komerca medio.
Bedaŭrinde multaj homoj ne komprenas, kiel uzi retpoŝton al ilia avantaĝo, kaj la profitoj, kiujn ĝi povas doni al komerco, ofte estas perditaj. La sekvaj komercaj retpoŝtaj reguloj de la etikedo povas helpi viajn dungitojn formi retpoŝtojn, kiuj estas efikaj kaj efikaj.
01 - Sendu Nur Klarajn kaj Koncizajn Retpoŝtojn
02 - Ĉiam Uzu Signifan Temo-Linion
Neniam forlasu la temon de retpoŝta poŝto. Malplena subjekto povas ricevi vian retpoŝton kiel spamon, kaj ĝi neniam atingos sian celon. Retpoŝtoj kun malplenaj subjektoj ankaŭ ofte preterlasas, precipe se la destinita ricevanto kutime ricevas multajn retpoŝtojn en iu ajn tago. Ĉiam uzu subjekton, kiu adekvate reflektas la enhavojn de via retpoŝto. Ĝi helpos viajn adresatojn per siaj retpoŝtoj pli efike kaj kuraĝigos pli rapidan respondon al via retpoŝto.
03 - Evitu Ekstervagate Formatitajn Retpoŝtojn
Sendu retpoŝtojn en profesiaj formatoj. Eviti multkolorajn tiparojn kaj bildojn por fonoj. Tiuj akuzoj povas distri la leganton aŭ malfaciligi la mesaĝon. Ajna fono-bildoj kiujn vi aldonas povas flori la dosieron de via retpoŝto. Tio povas devigi ricevantojn kun malrapidaj ligoj atendi agonizingly longan tempon por ke via mesaĝo malŝarĝu.Niaj fono-bildoj kiujn vi aldonas povas flori la dosieron de via retpoŝto. Tio povas devigi ricevantojn kun malrapidaj ligoj atendi agonike longan tempon por malŝarĝi vian mesaĝon.
Se via firmao insistas, ke vi uzas apartan retpoŝton-papejon por projekti konsekvencan aspekton kaj senton, utiligu ĝin. La firmaa logoo kaj la subskriba linio povas projekti profesian bildon al viaj retpoŝtoj.
04 - Sendu Timely Replies
Ne faru homojn atendi ĝustatempe respondojn al sia retpoŝto. Respondu rapide kun klara, konciza mesaĝo. Se vi bezonas pli da tempo por esplori respondon aŭ kolektu pli da informoj, diru al via retpoŝta sendinto kiam ili povas atendi respondon.
05 - Uzu Out-of-Office Respondaj Iloj
Se vi foriros de la oficejo kaj ne povos legi vian retpoŝton, uzu la retpoŝan ilon de la retpoŝta sistemo por aŭtomate respondi al iu ajn, kiu provas kontakti vin. Certigu, ke via aŭtomata respondo permesas al la sendistoj scii, kiam ili povas atendi ricevi respondon.
06 - Ne Kriu Lupo Kun Altaj Prioritataj Flagoj
Plej multaj retpoŝtaj sistemoj permesas al vi flaki retpoŝton kiel "Alta Prioritato" aŭ "Rush". Ne faru ĉi tion vian defaŭlta retpoŝta flago. Uzu ĝin iomete aŭ viaj ricevantoj ignoros la prioritatan flagon. Kiam vi fine sendos vere gravan retpoŝton, ĝi ne ricevos la atenton, kiun ĝi meritas.
07 - Konsideru ĉu "Respondu Ĉiuj" Estas Necesa
Ne instinkte klaku la butonon "Respondu Ĉiuj" por ĉiu retpoŝto, kiu havas multajn sendintojn aŭ adresojn. Konsideru la aferon kaj decidi, kiu devas legi vian respondon. Daŭre respondante al ĉiuj nenecese rapide rapide gajnos vin reputacio kiel "komerca spammerilo", kaj homoj povas komenci ignori viajn retpoŝtojn tute.
08 - Apartigu Komercajn kaj Personajn Retpoŝto-kontojn
Krom se ĝi estas krizo, neniam uzu vian komercan retpoŝton por persona respondeco. Eĉ se vi posedas vian propran komercon, estas bona ideo havi du apartajn retpoŝtajn kontojn. Ĝi permesos al vi priorigi viajn retpoŝtojn kaj teni ne rilatajn personajn mesaĝojn el la komerca reto.
09 - Uzu Profesiajn Retpoŝtajn Nomonojn
Uzu vian propran nomon kiel parto de iu komerca retpoŝta adreso. Ekzemple james.bucki@example.com, aŭ jbucki@example.com. Evitu alnomojn, manlibrojn, monikrojn aŭ malklarajn referencojn. Ekzemple, ne uzu soccer.mom@example.com aŭ baseball.nut@example.com.
10 - Ĉu Retpoŝto estas la plej bona por ĉi tiu respondo?
Ne uzu retpoŝton kiel vian sola komunikilo. Ne ĉiuj mesaĝoj estas retpoŝtaj taŭgaj, kaj estos tempoj kiam mallonga telefona alvoko aŭ mallonga oficeja vizito povas esti pli efika maniero por transdoni mesaĝon. Kunveni aŭ paroli per la telefono povas enkonduki homan elementon al interagoj, kaj tio povas fari la tutan diferencon kiam vi provas klarigi ion, aŭ vi volas persvadi iun por preni agon.
11 - Esti Sentema kaj Alirebla
Neniam uzu retpoŝton por nuligi rilaton aŭ kontrakton. En profesia komerca respondeco, ĉiam inkluzivas subskriban linion kiu provizas alternativajn manierojn kontakti vin. Ekzemple, vi eble inkluzivas vian oficejon, fakso, kaj poŝtelefonojn, kaj vian oficejan retpoŝtadreson.
12 - Eviti Retpoŝtante Amasa Ligilojn
Vi neniam scias, kiel aŭ kie via adresato aliĝos al sia retpoŝto. La mekanismoj móviles povas komenci malŝarĝi la arkivon antaŭ peti al la uzanto konfirmi la malŝarĝon. Ĝi povus daŭri longan tempon kaj konsumi larĝan bandon, kiun la ricevanto devas pagi. Konservu la kombinitan grandecon de ligiloj sub 50MB.
Se vi devas sendi grandan dosieron, kontaktu la adresatojn unue kaj demandu kiel ili ŝatus ricevi la dosieron. Vi ankaŭ uzas dosieron-transservon por sendi la dosieron.
13 - Pensu Antaŭ Vi Sendi E-Retpoŝto
Fine, pripensu momenton kaj pripensu, kion vi skribis antaŭ ol vi premu la butonon "sendi". Ĉu ĝi estas io, kio ne devus esti sendita en retpoŝto? Ĉu ĝi estas de persona naturo kaj ne taŭgas uzi la retpoŝtan sistemon de la kompanio? Ĉu vi skribis la retpoŝton dum kolera kaj inkluzivis paŝojn vi eble bedaŭras poste? Se do, premu la butonon "forigi".