Decidi Se Vi Vere Devas Kunvenon
Unue, decidi ĉu plani kunvenon estas vere necesa.
Ofte, ni pensas pri formala kunveno kiel la plej bona maniero por dividi informojn aŭ diskuti temon. Sed se via novaĵo povas esti transdonita per retpoŝta aŭ konferenca alvoko, aŭ nur kunigante kelkajn homojn en via ofico dum 15 minutoj, tiam saltu la formala renkontiĝo.
Nur invitu la homojn, kiuj vere bezonas esti tie
Ĉiam estis invitita al kunveno kaj miris - duonvoje - kial vi estas tie? Ne malŝparu la tempon de homoj invitante ilin al kunveno, ke ili ne bezonas ĉeesti. Tio ne estos efika kunveno. Ĉu iu el la librotenado devas ĉeesti ĉe la kunveno por respondi al buĝetaj demandoj? Tiam invitu unu individuon el librotenado, kiu taŭgas por tiu tasko.
Se kolego aŭ kontrolisto devas esti informita pri tio, kio estis diskutita ĉe kunveno, vi ne bezonas inviti ilin al la reala kunveno. Simple preparu kunvenan resumon kaj sendu ĝin al ili poste. Ili dankos la tempon-savo kaj vi havas la certigon, ke - ĉar vi skribas la informon - ke ili estas plene informitaj pri diskutoj.
Sendu Out Meeting Reminders
Vivo estas okupata kaj kalendaroj rapide iĝas rezervitaj per planitaj agadoj. Sendu sekvantan renkontiĝon memorante du tagojn antaŭ via kunveno. Ĉi tio konfirmos tiujn homojn, kiuj respondis, ke ili ĉeestos kaj ankaŭ sciigos vin antaŭ la tempo, se la horaroj ŝanĝiĝis kaj la ĉefaj partoprenantoj ne povas fari la horarojn de kunveno.
Havu Agendon
Por plani efikajn kunvenojn, vi unue devas plani, kion oni diskutos. Kio estas la celo de la kunveno? Kion vi deziras plenumi? Evoluigu kunvenan agordon antaŭtempe kaj distribuu ĝin al asistantoj. Indiku la komencan tempon kaj inkluzivas mallongan liston de temoj por esti adresitaj. Ne ĝenu vian propran kunvenon kun longa, tro detala agendo. Indiku laŭ nomo iujn individuojn kiuj respondecas pri raportado pri specifa areo.
Esti Klara Pri Atendoj
Kiam vi unue sendos sciigon pri la kunveno, estu klara pri ĝia celo kaj viaj atendoj. Ĉu la kunveno turniĝos ĉirkaŭ prezento kaj asistantoj devus esti preta preni notojn? Aŭ ĉu ĉi tio pensaspezi kunsido, kie atendantoj atendas prezenti ideojn kaj sugestojn?
En iuj kulturaj kulturoj, dungitoj kolektiĝas por aŭskulti nur kaj poste reveni al siaj laborejoj. En aliaj kompanioj, dungitoj libere partoprenas. En la hodiaŭaj kunlaborejoj, interago kaj interŝanĝo de ideoj ne nur bonvenigas ĉe kunvenoj; ofte estas la celo de la kunveno mem.
Komencu je Tempo
Se vi estas la persono, kiu kutime montras renkontiĝojn en la tempo, tiam vi komprenas, kiel frustra ĝi estas, kiam la rekta kunveno ne daŭros dum 15 minutoj, kiam homoj enlasas en la ĉambron.
Kio neeviteble okazas, antaŭeniras, ĉiuj scias, ke ĉi tiuj kunvenoj neniam komenciĝas tre tempo, do ĉiuj komencas malfrue. Prizorgu vian kunvenon. Komencu rapide ĉe la donita komenco. Prenu la pordon kaj komencu. Tiuj stragglers rapide ricevos la mesaĝon, ke ili alvenos malfrue kaj ili nur faru tiun eraron.
Konservu ĝin Mallonga kaj simpla
La plej multaj kunvenoj estas planitaj dum horo kiam - en multaj kazoj - 30 minutoj aŭ eĉ 45 minutoj sufiĉos. Kiam tro da tempo estas atribuita, la kutima rezulto estas tiu tempo malaperita. Homoj post kiam la kunveno finiĝas aŭ pasas tro longe sur donita taglibro. Konservu kunvenojn mallongajn kaj al la punkto.
Restu sur Temo
Agendo sole ne kuros vian kunvenon efike. Gluu al la agendo kaj tenu diskutojn for de vagado sur tangentoj.
Direktu iujn demandojn pri la temo, deklarante ke ĝi estas temo por alia renkontiĝo, ĝi estos adresita private aŭ simila. Neniu ŝatas senŝanĝan kunvenon kie la celo de la renkontiĝo prenis retenon al alia konversacio.
Prenu Plej malgrandajn Renkontojn Ekstere de la Konferenca Ĉambro
Sidante en la sama familiara konferenca ĉambro kolektita ĉirkaŭ la sama familiara tablo estas nur tio - familiara. Por kuraĝigi dungitojn interagi, pensi kreeme kaj havi viglajn diskutojn, konsideru preni la renkontiĝon ekster la norma konferenca ĉambro.
Konsideru renkonti ĉe tablo ekstere se loko kaj vetero permesos. Provu kunveni en komuna areo, kiu havas sofojn kaj malgrandajn tablojn anstataŭ granda konferenca tablo kaj turnoĉambroj.
Ne timu preni malsaman alproksimiĝon
Se la aliro al la kunveno ne funkcias, ne timu ŝanĝi kurson. Ekzemple, se kunsido de cerbo provokas trankvilejon kun tre malmulte da dialogo, ŝanĝu direkton. Estu fleksebla kaj atentu kiel la ĝenerala kunveno progresas.
Uzu Teknologion
Planu uzi teknologion por subteni partoprenantoj. En la cifereca mondo de hodiaŭ, plej multaj homoj kutimas vidi grafikojn aŭ filmetojn por subteni la vortojn, kiujn ili aŭdas. Ĝi apelacias al tiu penso kaj korpigas aŭdovidivojn kiam vi planas vian kunvenon.
Komputiloj projektitaj en grandaj ekranoj kaj Smart Board-prezentoj, kiuj instigas interrilatadon, estas bonvena ŝanĝo de la normaj longaj PowerPoint-prezentoj.
Sendu renkontan resumon
Post tago de la kunveno, sendu mallongan resumon pri tio, kio estis diskutita. Disvastigu ĉi tiun retpoŝton al ĉiuj tiuj, kiuj ne povis ĉeesti al la kunveno, kaj tiuj, kiuj devas esti informitaj. Ankaŭ inkluzivi ajnajn agojn, specifante kiu respondecas pri ĉiu ero tiel kiel la venonta dato.