Office Vacation Closure: Informu Oficistoj, Klientoj kaj Vendistoj
Certigu, ke vi sciigu ŝlosilojn en via kompanio almenaŭ du aŭ kvar semajnojn antaŭ ol. La oficistoj povas esti sciigitaj / rememorigitaj per enmeto en sia pagkarto. Klientoj povas esti sciigitaj en via retejo kaj per via aŭtomata asistenta mesaĝo en via telefonistemo. Vendistoj (precipe tiuj kun reorganizantaj transdendaj horaroj) povas esti sciigitaj per retpoŝto aŭ regula poŝto.
Avizilo pri Sekureca Personaro / Servo
Sendu memoron al via sekureca dungitaro aŭ sekureca servo informante ilin pri la fermaj datoj. Certigu, ke via kontakta listo estas ĝisdatigita kun ŝlosilaj oficaj telefonaj nombroj.
Ŝanĝi Aŭtomata Asistanto-Saluton
Agordu vian aŭtomatan asistanton saluton sur via telefonistemo por pripensi, ke la ofico fermiĝis. Certigu, ke vi ankaŭ informos, kiam la oficejo rekomencos. Se vi provizas krizajn servojn (te hejtadon kaj malvarmigon, plumbadon ktp) certigu diri al viaj alvokantoj kiel atingi vian respondon aŭ vian poŝtelefonon dum la haltigo.
Avizilo Respondanta Servon
Se vi uzas respondon, certigu, ke ili informu ilin pri la datoj, kiujn la oficejo fermiĝos kaj certigu, ke via kontakta listo estas ĝisdatigita kun dungitaj telefonaj nombroj, kiuj estos vokitaj.
Ŝanĝi Voicemail-Salutojn kaj Krei Aŭtomate Respondajn Retpoŝtojn
Se via telefona sistemo permesas eksterajn alvokojn ruliĝi rekte al la tabloj de via dungitaro, tiam vi devas certigi, ke ili uzu provizora aŭ "Senmove Oficejo" salutnomo, kiu ebligas al la vokanto scii, ke ili ne estas en la oficejo.
Viaj dungitoj ankaŭ devus lasi la vokanton scii kiam ili revenos kaj kion fari se ili bezonas tujan helpon dum la oficejo estas fermita por la feriado. Aldone, nepre kreu Out-Office-retpoŝton aŭtomate .
Redukti Termostaton
Konservu iom da energio kaj iom da mono reen (aŭ reprogramante) vian oficejon-termostaton dum la haltigo.
Serviloj Rezerva
Se vi havas kritikajn komputilojn kaj servilojn, certigu, ke la ciklo de rezervado funkcias ĝuste antaŭ kaj post la haltigo. Redukti vian ekspozicion al katastrofo per programado de via oficeja rezervo por frua elekto anstataŭ atendi post la festo-haltigo esti finita.
Malŝalti Office Equipment
- Lignoj de skribo
- Kopiistoj
- Kalkuliloj
- Supraj lumoj
- Shredders
Forigi Komputilojn kaj Ekstercentrajn
- Komputilo
- Monitoro
- Skanilo
- Presilo
NE elŝaltu
- Fakso maŝinoj
- Telefona Sistemo
- Servila Komputiloj
- Heaters / Lumoj por Tropikaj Fiŝaj Tankoj