La organizado okupas multe pli ol nur ripetantajn stakojn de paperoj kaj polvis la malordon de via skribo-tablo. Organizo implikas krei sistemojn kaj procedurojn por ĉiuj malsamaj partoj de via komerco; ĉi tio havas la eblecon helpi vin fariĝi pli produktema kaj profita. La ideoj sube inkluzivas iujn plej bonajn vojojn, kiujn vi povas pli organizi en via malgranda komerco. Provu nur unu por malrapida kaj daŭra plibonigo aŭ faru planon por korpigi novan organizan procezon ĉiun monaton en via komerco ĉi-jare.
01 - Prenu Kontrolon pri Papoj kaj Dokumentoj
Nun, ke vi havas pli bonan ideon pri la tipo de dokumentoj, kiujn vi laboras, estas tempo krei - aŭ plibonigi - vian oficejon-sistemon. Susan Ward kunmetis helpeman gvidon krei dokumentan administradon, kiu povas helpi vin krei aŭ fiksi vian paperan procezon kaj akiri ĝin organizitan.
Se vi decidas, ke ĝi estas tempo por moviĝi al senpaga oficejo ( legi ĉi tiujn avantaĝojn kaj konsekvencojn unue ), tiam vi povas komenci per escaneado kaj ciferecigo de viaj ricevoj, uzante interreta faktado kaj pagaj servoj kiel FreshBooks, moviĝante al cifereca subskriba programo kiel DocuSign , kaj uzante la Nubo por datumoj rezervo kaj arkivado. Se vi kolektas komercajn kartojn ĉe okazaĵoj dum la jaro, eble ankaŭ bone bonas investi en komerca karto-skanilo por ke vi povu ciferecigi kontaktan informon tuj kaj forĵeti la paperkartojn.
02 - Uzu la Ĝeneralajn Produktadajn Ilojn
- Kontakto administrado. De konservado de viaj klientoj por memori homojn, kiujn vi renkontas dum reto, ĉiu malgranda komerca posedanto bezonas sistemon por administri kontaktan informon. Vi povas elekti kompletan klientan interrilatan administradon (CRM) sistemon kiel Salesforce, aŭ por pli malgranda skala administrado, ke vi povas starigi vian ekzistantan Kontaktan aplikon por labori por via komerco.
- Kunvenoj kaj komunikado. Ĉu vi kondukas renkontiĝojn vizaĝe al la vizaĝo, telefone aŭ per videoclutaj servoj, ekzistas maniero pli por organizi la procezon. Vi povas uzi servon kiel Do por akiri viajn kunvenojn pli organizitaj - antaŭe, dum kaj post.
- Librotenado kaj librotenado. Organizu kaj rakviligas la manieron de via fakturo, pagu, kaj administras kontraran fluon kun iloj kiel Quickbooks Online, Xero kaj Wave.
- Vojaĝoj kaj kostoj. Vi povas uzi apps kiel Expedia kaj TripAdvisor por fari vojaĝajn planojn pli facila. Tiam, unufoje sur la vojo, apps kiel Ekspenso helpas vin spuri elspezojn kaj raporti kiam vi reiros hejmen multe pli organizita.
- Socia amaskomunikilaro. Ni ĉiuj scias kiom da tempo povas esti malŝparita pri sociaj amaskomunikiloj, se vi ne alproksimiĝos ĝin laŭ sistema kaj organizita maniero. Jen kial iloj kiel Hootsuite kaj Buffer povas esti valora por malgrandaj entreprenistoj.
- Retpoŝta administrado. Se vi uzas Gmail en via malgranda komerco, vi havas aliron al sufiĉe malmultaj etendoj de Google, kiuj rapide povas akiri vian enirkeston organizitan. Se vi uzas alian retpoŝton, provu SaneBox por aŭtomata filtrilo, rememorigiloj kaj pli.
- Projekta administrado. Bona projekto-administracia programo helpos vin spuri taskojn, dividi dosierojn kaj kunlabori kun kompanoj de teamo ĉiuj en unu loko kaj ĝi povas esti unu el la plej bonaj iloj, kiujn vi povas uzi por akiri vian laboron organizitan. Provu Basecamp aŭ Asana por solvo pri administrado de ĉiu-en-unu.
Produkteco estas tre persona procezo kaj la programoj, kiujn vi bezonas, specifos al vi la laboron, kiun vi faras kaj la maniero, kiel vi laboras. Prenu tempon por esplori, kion viaj bezonoj antaŭprenas novan ilon en via procezo. Vi eble ne bezonas tiom multe, kiom vi opinias. Por pli da efika ilo-inspiro, legu ĉi tiun artikolon kun 101 malgrandaj komercaj produktivecoj kaj esploru ĉi tiujn 27-ŝparajn apps .
03 - Akiru vian Komputilon Organizita
Jen listo de aferoj, kiujn vi povas fari nun por akiri vian komputilon organizitan kaj reen en funkcian formon:
- Purigu vian labortablon. Estas kelkaj manieroj, kiujn vi povas iri ĉi tie, kaj ĉio dependas de via laboro kaj kiel vi uzas vian komputilon. Vi povas forigi ĉion de via labortablo krom via rubujo (memoru, ke la aplikaĵoj de via labortablo estas nur rektaj aliroj - ĉiuj viaj aktivaj apps kutime vivas en via dosierujo de Aplikoj). Aŭ vi povas aldoni kelkajn rektajn alirojn al viaj plej ofte uzataj apps kaj dosieroj. Mi emas erari al la unua eblo, irante kiel eble plej stiligita, sed ofte uzante mian labortablon por facila aliro al dosieroj, kiujn mi nuntempe laboras. Tiam mi movas ilin al ilia permanenta hejmo, kiam mi finiĝis.
- Agordi ciferecan sistemon. Parolante pri donado de viaj dokumentoj permanenta hejmo, ĉi tie vi kreas dosieran sistemon, kiu havas kompletan senton por vi, por ke vi trovos la dokumentojn, kiujn vi bezonas, kiam vi bezonas ilin. Ĉi tiu gvidilo al dosierujo kaj dosierujo provizas multajn bonegajn konsilojn por helpi vin komenci.
- Ĝisdatigu programaron. Se via komputilo fiksas aŭtomate instali la aplikon kaj operaciumajn ĝisdatigojn, bonege. Se ĝi estas manlibro por vi, vi devas kontroli ĝisdatigojn almenaŭ duonate, ĉar multaj inkluzivas sekurecajn diakilojn. Poste, unufoje jare, reviziu la nunajn versiojn de programaro, kiun vi uzas kaj decidi, se ĝia tempo por ĝisdatigi.
- Skribu por virusoj kaj agado. Malgraŭ kia komputilo vi havas, ĉiuj el ili povas ricevi virusojn aŭ malware (jes, eĉ Mac!). Se vi havas komputilon bazitan en Windows, ĉi tiuj konsiletaj konsiletoj de PCWorld helpos vin konservi vian komputilon sana kaj kurante glate.
- Kontrolu la integrecon de via datuma rezervo. Vi subtenas viajn datumojn, ĉu ne? Se ne, preterlasu ĉion alian por la tempo kaj faru ĉi tion unue. Vi ankaŭ povas uzi servon de nubo-bazita rezervo kiel Carbonite, Backblaze aŭ CrashPlan aŭ vi povas uzi ekstran malmolajn diskojn, kiujn vi enmetas en vian komputilon (mi faras ambaŭ). Kun ĉiu eblo, agordu la servon aŭ diskon por kontinuaj aŭtomataj kopioj, do vi ne devas fari ion ajn permane. Tiam, unufoje dufoje jare, iru en vian rezervan servon aŭ stiradon kaj zonu por certigi ĉion ĉi tie kaj alirebla, se vi bezonos tiri kopiojn al via loka komputilo.
- Wrangle vian enirkeston. Multaj malgrandaj komercaj posedantoj havas amon-malaman rilaton kun sia retpoŝta biletujo. Ili amas ĝin ĉar ĝi estas tre produktema kaj efika komunikila ilo; tamen ili malamas ĝin ĉar ĝi rapide povas ekstere de kontrolo kaŭzante nenecesan streĉiĝon . Estas aferoj, kiujn vi povas fari por konservi vian sendobutonon en linio, kiel ekzemple aŭtomatigo, rakonto, kion vi ricevas ĉiutage, kaj limigante kiom ofte vi kontrolas retpoŝton dum via tago. Legu ĉi tiun artikolon por retpoŝtaj konsiloj, kiuj faros vian enirkeston potencan produktan ilon kaj ne gravan tempon.
La konsiletoj supre helpos vin akiri vian malgrandan komercon pli organizitan tuj, sed memoru, kiom rapidaj aferoj povas eksterordinare. Parolas ĉi tiujn agadojn kun rezolucio por fari rapidan kaj facilan revizion pri viaj paperoj, produktadaj iloj kaj komputila statuso kelkfoje pli ol unu monato, por ke vi povu resti organizita kaj malhelpi aferojn atingi superfortajn nivelojn de malordo.