Lecionoj Lernitaj en la Planado kaj Ekzekuto de la Tago de Patrino de Y-ME
Specialaj eventaj planistoj - precipe tiuj en la senprofita mondo - scias, ke organizado de subĉiela kvestiga evento estas bonega ideo. Ĉi tiuj tipoj de eventoj, kiel aliaj komunumaj kvestaj ideoj, postulas, ke planado por la venontaj eventoj komencos tuj post kiam finiĝos la kolektiva evento de ĉi-jare. Gravas raporti la eventon kaj diskuti, kio fariĝis bone kaj kio povus plibonigi dum la okazaĵo ankoraŭ estas freŝa en la mensoj de la teamo.
Diskuti la sukcesojn kaj plibonigojn certigas, ke tiuj karakterizaĵoj povas esti inkluzivitaj aŭ plibonigitaj por la venontaj evento. Tia proactiva planado ankaŭ aldonas valoron por la sponsoroj. Kaj, neeviteble, ĉiuj prosperaj komunumoj marŝas espereble kreski kaj vastigi de jaro al jaro.
Gravas resti koncentrita pri la ĉefa celo de tenado de tiaj eventoj: kolektado. Por tiuj eventaj planistoj, kiuj antaŭe tenis komunuman promenadon, unu el la plej gravaj tempoj por planado efektive okazas post la promenado. Por lerni pri la multaj aspektoj de planado kaj ekzekutado de komunuma fondkuro, ni ricevos malantaŭen la scenojn rigardante la Tago de la Patrino, gastigita de la Organizaĵo de Y-ME Breast Cancer Organization de Ĉikago.
La Tago de la Patrino de Kancero-Kancero de Y-ME
Y-ME estis fondita de du mamora kancero-postvivantoj en 1979. La senprofitaĵo estis plej konata pro sia plurlingva programo de National Breast Cancer Hotline por kancero de mamo.
La programo gajnis famon kiel la sola 24-horo senpaga senpaga linio telefonita de tute mizera kancero-postvivantoj, kiuj estas trejnitaj interparolantoj. Sed la organizo ankaŭ organizis jaran fondon de piedo sur la Tago de la Patrino, kiu subtenis siajn programojn kaj servojn. Reen En 2007, Y-ME levis pli ol 7 milionojn da dolaroj kun preskaŭ 43,000 piedistoj de 12 urboj.
Antaŭ 2008 partoprenis 15 urboj. Bedaŭrinde, Y-ME fermis ĝiajn pordojn en 2012, sed la legaco de ĝia jara fondpunkto restas bonegan kazon por neprofitaj eventaj planistoj.
Granda parto de la sukceso de kolektado de Y-ME povas esti atribuita al organizita alproksimiĝo al planado kaj atentu la plej gravajn celojn unue. Liz Klug, la iama direktoro de specialaj eventoj, diris tion post sia jaro en 2007: "Ni havas planon por diversaj punktoj en la tempo dum la planado. Do ni prenos paŝojn por antaŭenigi tiujn plej kritikajn tempon por certigi, ke ni sukcesu. Ekzemple, en urbo, kie ni eble gastigas eventon por la unua fojo, ni devas koncentriĝi en certigi, ke ni havas grandan lokon kaj lokon, kie homoj volas reveni. Sub la vojo, ni povas fokusigi, en kiuj kafejoj ni malplenigos foliojn. "Ni rigardu kiel Klug kaj la teamo de planado de Y-ME organizis tiel sukcesan eventon.
Planado Paŝo 1: Analizante la Numerojn
Gastiganta komunuman promenadon aŭ similan eventon postulas kunvenigi plurajn malsamajn celojn, sed fine, la asocio aŭ karitato, kiu gastigas la eventon, faras tiel levi monon pro sia kaŭzo.
Sekve, la unua paŝo en planado de la venonta evento okazas kiam la nuna evento finiĝas, kaj plejparto de tiu laboro ĉirkaŭas la "nombrojn".
"Ni rigardas mallarĝe la nombrojn post kiam la evento finiĝas," klarigas Liz Klug, "Ni komparis kiel ni faris ĉi tiun jaron kontraŭ la antaŭa [jaro]. Ni rigardis la partoprenantan sperton. Ni taksis niajn kategoriojn de sponsorado. Ni respondis al iuj tujaj retpoŝtoj pri la eventoj. "Eventaj planistoj ankaŭ prenos tujajn paŝojn por certigi ĉiujn tiujn implikitajn en la evento de ĉi tiu jaro daŭrigos la venontan jaron.
Klug ankaŭ fosis en la detalojn. En ŝiaj taksadoj ŝi rigardis ĉion de la volontuloj, kiuj partoprenis en la volumo de ĉemizoj distribuitaj. Ŝi tiam demandus ĉu ŝi bezonis pli aŭ malpli por la venonta jaro.
Planado de Kronologio
Por tiuj, kiuj organizas komunumon por kolekti kulturojn, estas grave scii, kion paŝoj devas esti traktataj en diversaj tempoj.
La plej multaj neprofitoj ne havas la lukson de multaj staffoj kaj volontulaj komitatoj por peli la sukceson de la evento. Sed planistoj rekonas, ke ili devas certigi, ke ili laboras proksime kun la urbestro-oficejo kaj publikaj verkoj de urba urbo por ricevi la eventon en la publika kalendaro.
Klug sugestas, ke la unua paŝo post analizado de la jaraj jaraĵoj devas fokusigi la entreprenan kontrakton. Se la evento ne estas nova programo, gravas gajni la kompanian subtenon por la venontaj evento tuj post kiam finiĝos la evento de ĉi-jare. "Ni centris en renovigado de sponsoradoj kiam ni transdonis la okazaĵon envolvita raporto," diras Klug. Ŝi ankaŭ proponas la jenajn brilaĵojn por planistoj interesitaj pri organizado de komunuma marŝado kiel kolektanta evento:
- Identigi kompania sponsorojn
- Evoluigi marŝante teamajn programojn
- Determini eventajn agadojn
- Komencu promenado
- Fini eventan loĝistikon
- Tenu la eventon
- Tenu "dankon" eventon
- Taksi kaj komencu posta evento
Y-ME ankaŭ kontraktus ekstera loĝistiko por manipuli multajn el ĝiaj logistikaj postuloj. Sed unu el la plej helpema efektivigis enretan registran sistemon.
Enreta Registriĝa Sukceso
Y-ME rapide lernis pri la graveco uzi la reton por interreta registrado kaj pro tio forte forte proklamis la uzadon de la teknologio por interreta registrado kaj kvestado.
Ili investis en interreta konstanta interrilata administra sistemo por servi kiel ilia kuro retejo en 2003. Ĉi tiu tipo de sistemo funkcias kiel persona retejo por volontuloj fari personajn apelaciojn por donacoj kaj aliaj partopreno. Ĝi kaptas informojn en unu datumbazon kaj funkcias kiel ilo por piedirantaj kapitanoj por instigi siajn membrojn.
Enretaj partoprenantoj pliiĝis de 4,000 ĝis 11,594. Enretaj donacoj pliiĝis de 5,000 ĝis 19,650. La teamo de Y-ME kredis, ke ĝi kontribuis al atingi $ 2.35 milionojn, kaj kiel bonuso, la teknologio reduktis administrajn kostojn ĉirkaŭ ĉirkaŭ 20,000 USD.
Tia sistemo ankaŭ povas servi kiel grava konekto-ilo, kiu permesas al organizo sekvi kaj daŭre okupi komponantojn preter la vetkuro mem.
Kuro de Kuro de Tago
Komunumaj promenadoj plej ofte planas matene. Dependante de la komplekseco de signo kaj loko, starigita por la evento kutime povas komenci tiel frue kiel semajnon antaŭ la evento, kun plej multaj agoj okazantaj kelkajn tagojn antaŭ la promenado.
Kiam Y-ME planus sian jaran kolektan eventon, la teamo tipe provos limigi la areon, kie ili tenis la piediron, por ke ĝi ne postulis gravan kvanton da rimedoj por ekzekuti iujn operaciojn kiel fermi stratojn. Ilia promenado estis ĝenerale ne konkurenciva, do ĝi ankaŭ helpas, ke ili ne devis konsideri la postulojn necesajn por pli konkurenciva kuro-medio.
La horaro por vetkuro mem kutime fluis kiel sekvas:
- Evento-Planado-Teamo Alvenas (2,5 horojn antaŭ marŝado)
- Volontula Kontrolo (2 horojn antaŭ marŝi)
- Sponsor Kontrolo kaj Aranĝo (2 horoj antaŭ marŝi)
- Registrado Komencas (1.5 horojn antaŭ marŝi)
- Komencanta Linion-Aranĝon (30 minutojn antaŭ marŝi)
- Malfermaj ceremonioj (10 minutojn antaŭ marŝi)
- Kuro Komencas
- Main Stage Entertainment Komencas (1 horo post marŝado komenciĝas)
- Oficialaj Ĉefaj Stadiaj Rimarkoj (post marŝado finiĝas; ĉe 1.5-horo marko)
- Programo Oficiale Finoj (3 horojn post marŝado komenciĝas)
- Eventa Kompletigo Komencas (post evento oficiale finiĝas)
Konsiletoj por Planado de Komunuma Piediro aŭ Kuro
Por tiuj organizaĵoj interesataj pri tenado de komunumo piediri aŭ kuri por la unua fojo, Klug proponas plurajn sugestojn, kiuj helpos certigi sukcesan eventon .
- Komencu kun varmaj kondukoj, inkluzive de bone konektitaj volontuloj, sponsoroj aŭ granda teamo. Difini mezurajn rezultojn.
- Taksi konkursajn eventojn en via urbo / loko por identigi iliajn plej bonajn praktikojn kaj areojn por plibonigo.
- Labori kun la urbokomunaj oficejoj kaj parkaj distriktoj por diskuti postulojn kaj viajn eventajn loĝististojn: tempo, loko, nombro da partoprenantoj. Certiĝu, ke vi pretas por tiuj renkontiĝoj.
- Komprenu vian buĝeton kaj certigu, ke vi konservu viajn operaciojn al 25-30% por nova evento. Kelkaj bonfarantoj strebas por 15-20% de totalaj elspezoj.
- Sekuraj sponsoroj por sorbi 100% de la operaciaj enspezoj de via evento.