Elsendi ĉi tiujn kartojn al dungitoj signifas, ke ili povas fari iujn transakciojn en la nomo de la komerco kaj poste sendi ĉiujn ricevojn al la ĉefministra administranto je la fino de ĉiu monato. Kiel firmao, anstataŭ eldoni kontantajn monerojn al ĉiu dungito, korpaj kreditkartoj rezultas esti la plej bona elekto, ĉar vi ne partoprenos pri la rezignoj de efektivigo.
Tamen, antaŭ ol vi elsendas korpajn kartojn, vi devas meti precautajn mezurojn. Sen tiel fari, ekzistas ebleco por iuj dungitoj malutili komercajn financojn . La risko de aĉetoj ne rajtigitaj pliigas kiam la kartoj de kredito corporativas estas en liaj manoj, kaj ne estas iuj mezuroj protektatinoj en lia loko. Por kontroli ĉi tiun riskon, la sekvaj politikoj helpos:
Ĉe la Komenco, Fiksu Atendojn
Al la elsendi la kartojn, estas konvene starigi kaj informi ĉiujn dungitojn pri tio, kio estas atendita de ili kiam temas pri karto-uzado. Vi devas establi politikon, kiu klare klarigas la respondecon de la kartokardisto, la tipon de enspezoj, kiujn la kartoj devas esti uzataj kaj la tipo de dokumentoj, kiujn oni devas prezenti por ĉiu enspezo.
Ĉi tiu estas unu el la klavoj, kiujn ĉiu entrepreno devas meti en la lokon por kurbigi la karton. Sen fari tion, via komerco falos en ekstraj enspezoj, kiuj neniam estis buĝetitaj, kiuj en la daŭro pliigas la koston de kurado de la komerco.
Certigu, ke la Kartaj Reguloj Estas Kompreneble Komprenitaj
Kiel ni scias, la plimulto de la dungitoj ne havas legadon. Ĉi tio signifas, ke se vi nur forĵetas oficistajn kartojn kun leĝa bona presaĵo de la reguloj sen preni ilin sur kiel aŭ kio estas atendata koncerne al karto-uzado, ĝi ne helpos, ĉar multaj el ili povas uzi la karton sen legi la reguloj.
Por eviti la antaŭan scenon, estas bone organizi kunvenon kun la dungitoj kaj preni ilin tra la politiko. Post tio, estus bone por ili agnoski la komprenon de la politika skribo. Ĉi tio signifas, ke se la oficisto kontraŭstaras la politikon, se oni devas preni taŭgajn mezurojn.
Be Keen on Spending
Kelkfoje la plej multaj dungitoj inklinas iri kontraŭ la reguloj kaj finas preterpasi pli ol kio estas priskribita en la politiko. Kun ĉi tio en via menso, estas bone teni proksimajn langeton sur la uzado de la komercaj kreditkartoj . La estro financisto devas informi al kontrolistoj en ĉiu fako, ke ili estos respondecaj pri supervisado de la dungitoj kun kartoj en tiu fako.
Ĉi tio verŝajne minimigos la misuzadon de kartoj fare de dungitoj. Kiam oficisto scias, ke ekzistas iu monitorado de kartoj, ili timos okupi iujn ajn neleĝajn aĉetojn, kiuj ne estas indikitaj en la politiko.
Havi Protektajn Mezurojn en Loko
Mono estas ekonomia rimedo, kaj tial ĝi estas tre malabunda. Ĉi tio signifas, ke kiam dungito malutiligas siajn rajtojn pri uzado de kartoj, la ŝarĝo estas tuj transdonita de ili al la kompanio. Kun ĉi tio en menso, estas bone por vi meti elspezajn limojn sur ĉiu karto.
Tiuj en administraj pozicioj povus doni pli altajn limojn kompare al tiuj en la pli malaltaj rangoj. Ĉi tiu mezuro signifas redukti la riskon fari transaktojn ne rajtigitajn. La elspeza limiga aro neniam devus esti superita kaj devus esti deklarita en la politiko. Se iuj dungitoj superas la limon, la kroma sumo devas esti deduktita de ilia etato pli punon.
Ĉiam kondukas Jaran Revizion
La kreditkarto programo de la kompanio devas esti reviziita jare post jaro. Ĉi tio estas, ĉar iuj dungitoj povus moviĝi de unu fako al alia kaj ĉar ĉiu fako havas specifan elspezan limon, necesas fari jaran revizion de la programo.
Farante tiel ankaŭ permesas al estroj de fakoj elsendi novajn elspezajn limojn laŭ la respondecoj de ĉiu dungito. Se oficisto funkcias en fako, kiu ne bezonas korpan kreditkarton, tiam li / ŝi povas esti forigita de la programo.
Pliigi Efikecon per Sekvanta Supre
Estas bone por vi havi iun, kiu ne estas parto de via kompanio aŭ nek kartoprezidanto fari resumojn de transakcioj en nomo de la kompanio kaj sendi ilin al vi fine de ĉiu monato. La ĉefa celo de ĉi tiu nomumita persono restos listigi la nomojn de dungitoj, kiuj ne donis oportunajn eksplikojn kaj deklarojn pri ilia karto.
Ĉi tiu estas facila maniero por vi prizorgi, kiun dungitoj aliĝas al la kartaj politikoj kaj kiuj ne estas. Post kelka tempo, vi povus elekti frapi vipon al tiuj eternaj kartaj posedantoj, kiuj ĉiam kontraŭstaras la politikojn aŭ forprenante ilin de la kartoj for de tempo aŭ eĉ konstante.
Taksi la Outliers
Memoru, oficisto elsendita korporacia karto devas esti uzata nur pri iuj eroj utilaj al la kompanio kaj neniam devus esti uzata aĉetante personajn erojn krom se en kriz-okazo. Tiel necesas kontroli ĉiujn elspezojn, kiujn ĉiu oficisto uzas sur la karto je la fino de ĉiu monato.
Se unu aŭ pli da oficistoj uzas la karton pri personaj eroj, oni devas fari kompletan takson por determini ĉu ĝi estis pro kriz-okazo aŭ ne. Se ĝi ne estus kriz-okazo, tiam disciplinaj mezuroj devas esti prenitaj kontraŭ la kartokupulo. Kontraŭe, se ĝi devis pro kriz-okazo, la enspezoj falitaj devos esti forprenitaj de la salajro de la kartisto sen ajna disciplinara ago kontraŭ ili.
Dividi la Riskon
Via politika karto-politiko devas certigi, ke la uzata uzanto estas respondeca pri ĉiuj kreditkartoj ekde sia propra risko. Kun tia politiko, la kompanio nur devos reembolsi financojn al individuaj rajdantoj laŭ la kvanto de aprobitaj enspezoj.
Ĉi tio estas kion ni aludas al kiel interŝanĝo de risko inter la kompanio kaj la dungitoj. Ĉi tiu estas bona maniero por trakti kun dungitoj, kiuj emas aĉeti siajn personajn aferojn uzante la karton, ĉar ili nur ricevos kvanton, kio kongruas kun la aprobitaj enspezoj nur.