Kial Preni Korespondajn Junajn Minutojn?
Ekzistas kelkaj kialoj por prenado kaj registrado de minutoj de viaj komercaj kunvenoj.
La unua kaj plej grava kialo por preni minutojn de kunvenoj devas havi registron pri tio, kion vi decidis. Mi sidis ĉe kunvenoj, kie neniu povis memori decidon de la estraro antaŭ kelkaj monatoj. Havante ion skribe por via komerco,
La dua kialo por korespondaj minutoj estas por fiduciaj kaj respondecaj celoj. Membroj estas en konfido. Ili prenas decidojn pri mono investataj de kompaniaj akciuloj, kaj ili devas pruvi, ke ili agis prudente, en la plej bona intereso de la korporacio kaj sen konfliktoj de intereso . Havanta tabulon kunvenaj minutoj helpas la tabulon pruvi, ke ili agis kun bona fido kaj evitas personan respondecon pro siaj agoj.
La tria kialo estas por impostoj. Korporacio estas aparta ento de la individuaj akciuloj. Por certigi, ke vi konservas tiun disiĝon, tabuloj de kunsidoj provizas rekordon.
Sen ili, la IRS aŭ ŝtataj agentejoj povas nei la impostan staton de la komerco. Korporacio, kiu ne montras ĝin, agas kiel ento aparte de la posedantoj povas krei malfacilan impostan situacion.
Estas ekvilibro por la entreprenoj strebi por certigi, ke la membroj de la estraro plenumas sian devon kaj protektatajn, kontraŭ longaj, senfinaj tabulaj kunvenoj, kiuj malŝparas membrojn.
Ni traktos tiun ekvilibron en ĉi tiu artikolo.
Nun, ke ni diskutis la kialojn por preni junajn kunsidojn, jen kelkaj eraroj entreprenoj, kaj iuj pensoj pri kiel korekti ilin.
Ne kreado kaj dissendo de agendo antaŭ la kunveno
Alia granda eraro farita de korporacioj en siaj estraraj kunvenoj ne agordas agendon antaŭ la kunveno kaj ne distribuas la agendon, kaj rilatajn dokumentojn antaŭ la kunveno. La agendo devas inkludi specifajn kvanton da tempo por ĉiu ero en la agendo. Havi specifan agendon ne nur faras pli rapide la kunvenon, sed ĝi lasas la tabulon (kaj iu ajn leganta la minutojn poste) scias la relativan gravecon de ĉiu ero en la agendo.
Tio ne signifas, ke io ne povas veni al la tagordo se ĝi estas grava kaj urĝa, sed eroj povas esti aldonitaj al la tagordo per voĉdono. Kaj multe da urĝeco devas esti manipulitaj de la ekzekutivoj, ne la tabulo.
Malgrandaj Gravaj Partoj de la Estraro-Minutoj
La ŝablono por kunsidaj minutoj devus inkluzivi:
- La dato, tempo kaj loko de la kunveno
- Komencanta kaj finanta tempon, Kaj tempoj atribuita al specifaj eroj en la tagordo
- Kio tipo de tabulara kunveno - regula, speciala aŭ jara (ĉiuj ŝtatoj postulas korporaciojn havi jaran kunvenon)
- Kiu ĉeestis, rimarkante direktorojn, gastojn kaj membrojn, kaj kiuj estraro ne ĉeestis. La nomoj de iu ajn venanta malfrue aŭ lasanta frua devas esti notita.
- Specifante ĉu kvorumo ĉeestas. Kvorumo estas kutime postulata de la korporaciaj leĝoj por igi ajnajn voĉojn. La kvorumo postulo estas kutime pli ol duono de la membroj. (Por tabulo de naŭ membroj, ekzemple, kvin membroj devas esti prezencoj por kvorumo).
- Se prezentoj estas donitaj de komitatoj aŭ aliaj, inkluzivas nomojn kaj titolojn de anoncistoj.
Renkontaj Minutoj Tro Specialaj
Probable la plej grandaj eraroj fariĝas estas postuli detalajn informojn pri diskutoj (kelkfoje argumentoj) kaj procezoj. La kunvenoj devus reflekti la rezultojn de la decidoj, ne kiuj diris pri tio en la diskuto. Ni diru, ke via tabulo voĉdonas pri movado por vendi novan linion de produktoj.
La kunsidaj minutoj devas diri: "Movado por aldoni novan linion de spicoj. Motion apogita kaj aprobita, kun tiel malkonsento". Se la grupo diskutis, vi devas registri la longan diskutadon kaj resumi ĝin, sed vi ne bezonas informi pri la diskuto.
Minutoj Tio Ne Specifas Suficxe
En la alia fino de la spektro, kelkaj minutoj ne estas sufiĉe specifaj por provizi informojn kaj teni la membrojn sen problemoj. Se la decido ne estis unuanima, rekordo pri kiu estraro membroj malkonsentis, kio abstenis (kaj rimarku, ĉu la sindeteno estis pro ebla konflikto de intereso).
Dum vi ne devas registri la blovadon de ĉiu diskuto, aŭ kiu diris kio. Sed sufiĉas informoj en la minutoj por pripensi la spiriton de la diskuto.
Kunvenoj de Estraro Troa Longa
Neniu ŝatas longajn kunvenojn, sed estas iuj manieroj mallongigi la kunvenon kaj la minutojn. Vi eble volas ŝpari foruman kunvenon per kreado de konsentprogramo. Esence, ĉi tiu agendo estas listo de aferoj, kiujn oni povas pritrakti rapide sen diskuto. La listo eble inkluzivas minutojn de la antaŭa renkontiĝo, financoj, kaj raportoj de komitatoj aŭ de la CEO.
La agendo de konsento kaj la raportoj kaj aliaj informoj devas esti distribuitaj antaŭ la kunveno, por ke la membroj havas la ŝancon legi ilin. Tiam, ĉe la kunveno, la konsentprogramo estas parto de la procezo de la kunveno. Ajna estraro povas levi demandon aŭ zorgon pri la agordo de konsento, sed se ne ekzistas aferoj, la tuta agendo povas esti voĉdonita samtempe.
La Malĝusta Tipo de Decidoj
Korporacia tabulo decidas pri ĝenerala politiko. La decidoj de ĉiutagaj decidoj estas faritaj de ekzekutivoj de la korporacio bazitaj sur tiu politiko. Kelkfoje la forumoj transiras kaj provas fari decidojn, kiuj plej bone lasas al la administrado.
Ne aprobante la Minutojn
Ĝi estas tenta, en la hustle kaj busto de tabuloj, por forgesi aprobi la minutojn. Sed estas grave certigi, ke la minutoj korekte reflektas la literon kaj spiriton de la kunveno. Minutoj estas konsiderata "draft" ĝis la aprobita.
Ne Konservi Rekordoj de Reunaj Minutoj
Post la tuta problemo, kiun vi devas iri por konservi bonajn minutojn por via korporacio, ne forgesu konservi viajn komercajn kunvenojn minutojn ie sekurajn kaj atingeblajn. Agordu procezon por konservi minutojn en kompania registra libro, aŭ "en la nubo" en pasvorto protektita dosiero.
Forgesante Agnoski la Rolon de la Korporacia Sekretario
Plejparto de la devoj rilate al korpaj minutoj venas sub la regado de la sekretario de la korporacio. Esti bona kompania sekretario estas arto, kaj ĉi tiuj individuoj ofte ne sufiĉe agnoskas. Diru "dankon" al ĉi tiu persono regule.
Ne inkluzivanta Prokuriston kiel Konsilantaro de Via Estraro
La informo en ĉi tiu artikolo ne estas intencita kiel imposto aŭ jura konsilo, kaj la aŭtoro ne estas advokato. Ĉu via korporacio estas privata aŭ publika (kun publike interŝanĝitaj partoj), vi devus havi advokaton konsilante pri kiel preni korporaciajn minutojn kaj ĉeesti ĉe gravaj tabulaj kunvenoj por certigi vin kaj via tabulo protektataj.