Kio estas Petty Cash?
Malgranda mono priskribas malgrandajn transakciojn de komerco.
La termino "malgranda" estas uzita ĉar ĝi estas malgranda (petite) kvantoj de mono aŭ mono-similaj transakcioj. "Petty" jam ne estas tiel malgranda, do pensu pri ĝi kiel malgrandaj kvantoj, por ke vi ne pensu pri spuri. En ĉi tiu artikolo ni uzos la terminon "malgranda mono" por inkludi diversajn komercajn transakciojn.
Ekzemple:
- Aĉetante kafon por la oficeja kafisto
- Pagante paspagojn aŭ parkadon
- Traktante dungitojn al pico por festi realigon
- Aĉetante malgrandan donacon survoje al komerca renkontiĝo.
Kial estas Petty Cash Grava?
Malpezaj mona transakcioj aldonas. Ne dokumentado kaj sekvado de tiuj malgrandaj aĉetoj povas signifi multajn eblajn komercajn enspezojn lasitajn senklamitaj, kiel forĵeti ilin.
Ni rigardu kelkajn ekzemplojn:
- Se vi uzas Keurig-tasojn por via oficejo-kafo, eĉ se vi aĉetos malmultekostan kaj multekoste, ĝi kostos al vi ĉirkaŭ 26 centojn da taso. Por mezuma kaf-trinka oficisto, tio estas du tasoj ĉiutage ĉirkaŭ 200 tagojn jare, tio estas pli ol $ 100 por tiu unu dungito. Multobligu, ke laŭ la nombro da dungitoj kaj vi havas grandan kvanton da mono.
- Pico por 10 homoj povus kosti $ 50. Se vi faras tion unufoje monate, tio estas $ 600 jare. Ne konservi rekordon signifas $ 600 per perditaj enspezoj.
Kiel devus registriĝajn monaĵojn?
Vi povas registri sur slips aŭ enlistigo, kiom ajn pli facilas. Lin grava por memori estas ke ĈIUa transakcio devas esti registrita kaj devas inkluzivi:
- Dato de la transakcio
- Kvanto de la transakcio
- Ĝenerala priskribo de la transakcio ("donoj por oficeja kunveno", ekzemple)
Vi ne devas registri la konton-numeron dum la transakcio.
Kiam vi replenigas malgrandan monon , grupajn transakciojn per konto-nombro kaj enmetu ilin en vian libron-programon.
Ĉu mi povas trakuri malgrandajn monajn transakciojn enrete?
Lertaj komercaj posedantoj ĉi tiuj tagoj pagas komercajn transakciojn kun komercaj kreditkartoj aŭ debitkartoj kaj apps. Vi povas spuri parkadon per apliko, kaj vi povas uzi aŭtomatan pag-pagan sistemon por forigi la tempon elspezitan en la "mono-nur" vojo ĉe ŝoseoj. Kompreneble, pagante kun via komerca debito aŭ kreditkarto faras spuri malgrandajn elspezojn facilajn. Nur certu noti la komercan celon sur la ricevo.
Kion se mia komerco ankoraŭ havas monon?
Multaj entreprenoj havas malgrandan monon-financon en la oficejo, precipe komercaj komercoj, kiuj havas klientojn, kiuj pagas en mono. La efektiva skatolo uzas por ŝanĝi, kaj en iuj kazoj por malgrandaj komercaj transakcioj. Kutime, la skatolo komenciĝas per ekvilibro en mono, en taŭgaj nomadoj. Tiam, kiam la efektiva skatolo malaltiĝas, ĝi estas plenigita.
Se efektivaj enspezoj estas uzataj por malgrandaj aĉetoj, konservu logon en la skatolo, do ĉi tiuj aĉetoj povas esti registritaj.
Kiel mi certigas, ke ĉiuj kontrataj kontraktoj transskribiĝas?
Ĝi estas via respondeco kiel komerca posedanto starigi politikojn por uzi malmultekostan monon, por prizorgi malmultajn monajn kontraktojn kaj certigi, ke dungitoj uzas malmultekostan monon. Iuj ebloj:
- Donu fidindajn dungitojn komercan debitkarton kaj postulas, ke ili turnu detalojn pri komerca celo por ĉiuj iliaj debetoj.
- Postulas dungitojn, kiuj uzas siajn proprajn aŭtojn por komercado por paspagado. Vi povas provizi ĝin kaj akiri la detalojn. Vi bezonos la oficiston por kontroli komercan celon.
- Se dungitoj havas inteligentajn telefonojn por komerca uzo, postulas, ke ili inkluzivas programojn por kapti ricevojn per fotoj aŭ sendi ilin al via librotenado.
La Fundo-Linio sur Petty Cash:
Agordi kaj konservi aŭtoveturejon de malmultekosta mono devas esti parto de la entuta registraĵa sistemo por via kompanio.
Memoru, se vi ne registras ĝin, vi ne povas dedukti ĝin kiel komercan enspezon. Certigu, ke vi utiligas ĉiujn tiujn malgrandajn kontraktajn transakciojn, do vi povas postuli pli leĝajn komercajn enspezojn kaj malpliigi viajn komercajn impostojn.